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关于2021年毕业生档案转递工作安排的通知

发布时间:2021-05-25      点击次数:


校内各学院(系、中心、所):

根据学校2021年毕业生派遣工作安排,现将2021年毕业生档案转递工作安排如下:

一、核查毕业生原档,审核毕业生档案寄送信息

120216月上中旬,各学院(系、中心、所)提供毕业生名单和各类学籍变动的学生名单,协助档案馆核查毕业生原档,以便档案馆对正常毕业和 “休、复、降、转、退”等各类学籍变动的学生档案进行分类调整。差缺原档或材料的,按要求补齐差缺的原档或材料。

2.各学院(系、中心、所)务必要求毕业生在学校就业网上,认真填写毕业生档案寄送信息,并审核寄送信息,确保寄送信息准确无误。档案接收单位填写指南(见附件一)

12021届毕业生档案通过邮政EMS学生档案专用通道转递。毕业生须按邮政EMS要求准确填写寄送信息,确保档案准确投递。

档案收件地址(务必详细填写省市区县,以及街道名称、门牌号码等信息)

收件单位和部门(务必准确填写有档案管理权限的单位全称)

收件人

收件人电话(手机)号码

2)毕业生填写相关信息后,各学院(系、中心、所)务必认真审核,避免因寄送信息有误,档案投递到无档案管理权限的单位,或档案无法妥投被退回,给学生造成不必要的损失。

二、整理毕业生归档材料,复核毕业生档案寄送信息

1.根据就业指导中心《毕业生派遣信息》,档案馆进行毕业生档案转递数据核查和处理后,通知各学院(系、中心、所)复核毕业生档案寄送信息,领取毕业生档案袋和《档案寄送信息单》(粘贴在档案袋封面)、《转递档案材料通知单》(装入毕业生档案袋内)。

2.各学院(系、中心、所)负责将毕业生归档材料(见附件二)按人头整理好,装入对应的毕业生档案袋,确保档案材料不遗漏、不错装。

3. 按有关规定,毕业生档案采用EMS转递,若需要机要通信渠道转递的,请各学院(系、中心、所)向档案馆提交需要通过机要转递档案的毕业生名单(纸质和EXCEL电子文档各一份)。

三、毕业生材料归档与档案转递

1归档时间:202171日—713日上午。

2归档地点:档案馆6楼档案集中整理室。

3. 各学院(系、中心、所)根据毕业生材料归档时间安排(见附件四),协助档案馆工作人员将毕业生材料归档后,由档案馆工作人员复查密封档案并签章。

4档案馆负责分类清理国防生、西部计划志愿者、研究生支教团、公派留学、国际汉语教师中国志愿者计划、港澳台籍学生回港澳台就业、到国际组织就业、考免本校研究生、本校选留、职工在职学习等不外寄毕业生档案,并按规定单独办理相关转递移交事宜。

5.外寄的档案,经档案馆工作人员逐份清点核对寄送信息后,由各学院(系、中心、所)协助档案馆工作人员,按《档案交寄单》办理交接手续。

6. 202171日—713日下午,档案馆与邮政公司办理毕业生档案转递。

四、改派改寄档案

毕业生若因改派更改寄档信息,务必在本学院(系、中心、所)寄档时间前办理完毕。档案寄出后办理改寄的,需待档案退回档案馆后方能办理。

毕业生档案改寄流程(见附件三)

五、毕业生档案查询

毕业生参加工作后,干部身份的确定、个人转正定级、工龄计算、社保受保、退休金和养老金的计算,职称评定和工作调动等都要通过档案审核考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等必须开具相关档案证明。毕业生务必重视自己的档案,不能本人自带和自行保管档案,更不能弃档,以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。

毕业生须在3个月内到档案接收单位核查自己的档案,按档案管理单位要求办理相关手续。如档案未到,可通过档案馆网站或微信平台查询EMS单号,在中国邮政速递物流网站或EMS客服电话11183查询档案签收情况。档案自交寄之日起一年内,受理查询,逾期邮政不再受理查询。

六、档案馆工作人员及联系电话

工作人员: 周 萍 刘卿钦 甘露华 周 恒 肖 茜

联系电话: 85466122 85466133


四川大学档案馆

二○二一年五月二十五日