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关于2018年毕业生档案转递工作安排的通知

发布时间:2018-05-28           点击次数:1801次


校内各学院(单位):

    根据学校2018年毕业生派遣工作安排,现将2018年毕业生档案转递工作安排如下:


一、核查毕业生原档,核实学校就业信息网毕业生档案寄送信息

1.2018年6月上中旬,各学院(单位)提供毕业生名单和各类学籍变动的学生名单,协助档案馆核查毕业生原档,以便档案馆对正常毕业和提前、延期毕业以及转专业、降级、退(休)学、提前攻博(直博)等各类学籍变动的学生档案进行分类调整。差缺原档或材料的,按要求补齐差缺的原档或材料。

2.各学院(单位)务必要求毕业生在学校就业网上,认真填写毕业生档案寄送信息,并核实寄送信息内容,确保寄送信息准确无误。

1)2018届毕业生档案通过邮政EMS转递。毕业生须按邮政EMS要求准确填写:档案收件地址(务必详细填写省市区县,以及街道名称、门牌号码等信息)、收件单位(务必准确填写有档案管理权限的单位全称)、收件人、收件人电话(手机)号码、邮政编码等信息,确保档案准确投递。档案接收单位名称填写说明(见附件一)

2)毕业生填写相关信息后,各学院(单位)务必认真审查,避免因寄送信息不清,档案投递到无档案管理权限的单位,和档案投递不到而被退回,给学生造成不必要的损失。

 

二、整理毕业生归档材料,复核毕业生档案寄送信息

1.根据招生就业处《毕业生派遣信息》,档案馆进行毕业生档案转递数据核查和处理后,通知各学院(单位)复核毕业生档案寄送信息,领取毕业生档案袋和《档案寄送信息单》(粘贴在档案袋封面)、《转递档案材料通知单》(装入毕业生档案袋内)。

2.各学院(单位)负责将毕业生归档材料(见附件二)按人头整理好,装入对应的毕业生档案袋,确保档案材料不遗漏、不错装。

3. 各学院(单位)向档案馆提交因专业涉密和到涉密单位就业,需要通过机要通信渠道转递档案的毕业生名单(纸质和EXCEL电子文档各一份)。

 

三、毕业生档案材料合档与转递

1.合档时间:2018年7月2日—7月11日上午。

2. 合档地点:档案馆6楼学生档案集中整理室。

3.各学院(单位)根据毕业生档案材料合档时间安排(见附件四),协助档案馆工作人员将毕业生归档材料与毕业生入学前档案合档,严格对号入袋,不得误装、错装。各学院(单位)务必对内装材料进行初查,再由档案馆工作人员复查后密封、签章。

4档案馆负责分类清理国防生、西部计划志愿者、研究生支教团、公派出国学生、本校研究生、本校选留、职工在职学习等不外寄毕业生档并按规定单独办理相关转递移交事宜

5.外寄的档案,经档案馆工作人员逐份清点核对寄送信息后,由各学院(单位)协助档案馆工作人员,按《档案交寄单》办理转递手续。

6. 2018年7月2日—7月11日下午,档案馆与邮政公司办理毕业生档案转递。

 

四、改派改寄档案

毕业生因改派需更改寄档信息,务必在本学院(单位)合档时间前办理完毕。档案寄出后办理改寄的,须待档案退回档案馆后方能办理。毕业生档案改寄流程(见附件三)

 

五、毕业生档案查询

毕业生参加工作后,干部身份的确定、个人转正定级、工龄计算、社保受保、退休金和养老金的计算,职称评定和工作调动等都要通过档案审核考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等必须开具相关档案证明。毕业生务必重视自己的档案,不能本人自带档案,不能自行保管档案,更不能弃档,以免给的工作、生活带来不必要的麻烦。

毕业生须在3个月内到档案接收单位核查自己的档案,按档案管理单位要求办理报到手续。如档案未到,可通过档案馆官网或微信平台查询EMS单号,在邮政EMS网络平台或客服电话11183查询档案签收情况。档案自交寄之日起一年内,受理查询,逾期不再受理查询。

 

六、档案馆工作人员及联系电话

工作人员:     甘露华         刘卿钦

联系电话:  85466122    85466133

 

四川大学档案馆

  ○一八年五月二十二日

 

附件一: 档案接收单位名称填写说明

附件二: 本科、研究生毕业归档材料

附件三: 毕业生档案改寄流程

附件四: 各学院、单位毕业生档案材料合档时间安排

 

 

附件一:档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生,填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.考取国内高校研究生的毕业生,填写录取学校及学院(研究所、中心)名称;考取(或免试)本校研究生的毕业生,填写“四川大学___学院(研究所、中心)”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称或档案托管机构名称(毕业生应先到档案托管机构办理托管手续)。

    4.非公派出国的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称,或档案托管机构名称(毕业生应先到档案托管机构办理托管手续)。

5、应征义务兵的毕业生,填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称。

6. 参加公派研究生出国项目的毕业生,填写“四川大学档案馆(公派研究生出国项目)”。

7.参加西部计划志愿者、研究生支教团的毕业生,填写“四川大学档案馆(大学生志愿服务西部计划或研究生支教团)”。

8.本校就业、职工在职学习、博士后进站的毕业生,填写“四川大学人事处”。

 

附件二:本科、研究生毕业归档材料

一、本科生毕业归档材料

1.高等学校毕业生登记表;

2.四川大学学生成绩表;

3.四川大学学位委员会授予学士的决定;

4.四川大学学生体检表;

5.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书;

6.党团及奖惩材料。

二、研究生毕业归档材料

1.毕业研究生登记表;

2.四川大学研究生成绩表;

3.四川大学学位委员会授予硕士或博士的决定;

4.四川大学学生体检表;

5.全国毕业研究生就业通知书;

6.党团及奖惩材料;

7.委培生、定向生的学位证、毕业证。

 

附件三 :毕业生档案改寄流程

持招就处出具的《档案改寄信息证明》和《就业通知书》,到档案馆学生档案科:

1.更换档案袋内《就业通知书》;

2.更改档案袋封面的档案寄送信息;

3.更换《转递档案材料通知单》;

4.更改《档案交寄单》;

5.更改EMS交寄面单信息。

档案寄出后办理改寄(符合毕业生改派政策允许的年限,相关政策请咨询招就处),须确认档案退回学校后,持招就处出具的《档案改寄信息证明》和《就业通知书》,到档案馆学生档案科办理。

 

附件四:各学院、单位毕业生档案材料合档时间安排

合档时间

合档学院、单位

2018年7月2日

  (星期一)

上午

8:30

法学院研究生、化学工程学院研究生、药学院、物理科学与技术学院(含原子分子所、720所)、艺术学院

2018年7月3日

  (星期二)

上午

8:30

法学院本科生、经济学院研究生(含南亚所)、电气信息学院研究生、化学工程学院本科生、基础与法医学院、电子信息学院、历史学院

2018年7月4日

  (星期三)

上午

8:30

电气信息学院本科生、经济学院本科生、公共管理学院本科生、制造科学与工程学院研究生、空天科学与工程学院体育学院、数学学院

2018年7月5日

  (星期四)

上午

8:30

文学与新闻学院研究生、公共管理学院研究生、制造科学与工程学院本科生、公共卫生学院、化学学院

2018年7月6日

  (星期五)

上午

8:30

轻纺与食品学院、水利水电学院本科生、文学与新闻学院本科生、生命科学学院、口腔医学院、灾后重建与管理学院、中美大学战略规划研究所、中国西部边疆安全与发展协同创新中心

2018年7月9日

  (星期一)

上午

8:30

高分子科学与工程学院本科生、临床医学院本科生、外国语学院、水利水电学院研究生(含水力学国家重点实验室)、计算机(软件)学院(软件专业)本科生、生物治疗国家重点实验室、生物材料工程中心、分析测试中心

2018年7月10日

  (星期二)

上午

8:30

高分子科学与工程学院研究生(含高材国家重点实验室)、临床医学院研究生(含再生医学中心、移植免疫教育部重点实验室、循证医学研究中心)、商学院研究生、计算机(软件)学院(计算机专业)本科生、建筑与环境学院本科生

2018年7月11日

  (星期三)

上午

8:30

材料科学与工程学院、商学院本科生、计算机(软件)学院研究生、建筑与环境学院研究生、马克思主义学院吴玉章学院

备注:7月2日—11日下午均为寄档时间。

 

 

                                                         / 周萍