二零二零，岁在甲子，年运不济。新型冠状病毒感染的肺炎疫情迫使人类面临一种未知病毒的侵袭，面对这次突如其来的全球流行病危机，正如在历史上面对H1N1、埃博拉一样，人类势必要经历一场艰苦卓绝的战斗。诞生于乱世之际而又饱经战火洗礼的中国共产党依赖强大组织，迅速动员。抗击疫情的人民战争迅速展开。
历时四月，中国人民的科学精神和坚强组织在与反科学、反秩序的顽强战斗中，以巨大牺牲换得抗疫决定性胜利。
为国计民生，党中央要求全国一方面坚决防止疫情复发反弹，一方面加快复工复产。
在此背景下，四川师范大学档案馆按照学校疫情防控工作计划，在复工复产方面做了积极探索。
一、紧急开通在线预约查档服务
疫情防控要求尽可能地减少人员面对面的接触，复工复产要求尽可能提供便利服务，二者之间的矛盾尖锐。档案馆要在考虑疫情防控大局的情况下，提供查档服务面临诸多困难。
自2018年以来，档案馆领导带领老师们一直在思考如何利用现代化信息技术提供更为便利、高效的档案利用服务，目的是让利用者少跑路。在此过程中，档案馆进行了近一年半时间的调研，调研范围包括省内省外的高校档案馆和企业档案馆，并先后与近10家信息管理系统供应商进行了交流讨论，档案馆内部组织老师们进行过多次系统的论证，于2019年申请了学校三年规划建设项目。最终初步形成了以微信公众号、档案馆网站和学校OA系统为接口来源，统一集成到档案管理系统，在该系统统一受理查档需求的在线利用服务架构，计划于2020学年春季学期正式启用。
突如其来的新冠肺炎疫情，让档案馆领导领导下定决心提前开通在线预约查档服务。随后，档案馆领导领导召集相关老师召开了几次视频会议，系统讨论了档案馆在此时开通该项服务的必要性和技术方案，并于2020年3月9日正式启用了在线预约查档服务。
档案馆的利用者主体主要分为毕业生和本校因公查档部门，毕业生查档不需要经过其他人审核查档事由的合法合规性，只要符合要求的档案馆有馆藏的档案都提供；本校因公查档，必须要经过相关部门负责人同意，基于此，档案馆将档案查询预约服务接口分了两类，第一类，微信公众号和档案馆网站，为社会公众（即毕业生）提供服务；第二类，档案馆网站和学校OA系统，为本校因公查档部门提供服务，该分类方法涵盖了档案馆所有档案利用主体。
基于以上逻辑，档案馆以尽可能快的速度做了以下事情：
1.上线新的档案管理系统
按照学校疫情防控的要求，非学校工作人员是不能进入校园的，但是档案利用者的利用需求却并没有减少。这一矛盾必须要解决，档案馆为了尽可能地减少档案利用者与工作人员的面对面接触，紧急上线了新的档案管理系统。
该系统接收来自微信公众号“川师大档案”、四川师范大学档案馆网站及学校OA系统的档案利用申请。档案馆工作人员在后台审核利用申请并分类处理这些申请。2小时内利用者通过微信公众号、档案馆网站提交利用申请就将近二十人。截止3月底，通过网络远程服务的查档申请已近百份。
2.将微信公众号接入档案管理系统
在用微信公众号提供利用服务之前，档案馆做过一项关于互联网用户对于PC端和移动端使用网络的习惯的调研，调研发现：目前，大部分互联网用户习惯用移动设备获取互联网服务和资源，而微信公众号更多的是在移动端使用，基于此，档案馆经过几次会议研究，决定将公众号接入档案管理系统以方便大部分档案利用者的查档需求。
防疫期间，该公众号作用有两点，第一，及时发布档案利用安排，以便利用者有所准备；第二，提供在线查档接口服务，该功能解决四个问题，分别为查档预约、查询办理进度、提交建议和获取联系方式与技术支持。查询预约，主要是预约，即利用者提交申请；查询进度，主要是跟踪办理流程；提交建议，主要是反馈使用过程中遇到的问题；获取联系方式与技术支持，主要是解决临时性、特殊问题。四个功能模块基本形成了一个产品功能闭环，保证了利用功能顺畅和使用体验。
该微信公众号可以满足本校利用主体因公查档以外的所有需求，流程是利用者在微信公众号端提交查档申请，档案馆工作人员在后台审核申请，然后对需求分类处理，有数字档案的直接将数字档案通过电子邮箱发给利用者，没有数字档案的将纸质档案扫描后将数字档案发给利用者。
微信公众号查档接口
档案利用者通过微信公众号查档流程
该公众号接入档案管理系统后，效果比较理想。目前，大部分的利用申请来自微信公众号，截至5月19日，公众号关注用户252人，累计关注人数不断增加。如下图所示：
2020/03/09至2020/05/19微信公众号关注人数图
这个方法基本解决了大部分非本校查档需求，利用者不用到现场，避免了人员面对面接触，降低了病毒感染风险。
3. 本校因公查档线上线下相结合
据利用主体来源统计，本校因公查档是档案馆的重要利用服务之一。长期以来，一直沿用利用部门拿着纸质版申请表找相关负责人签字后到档案馆查档的传统。疫情发生以来，因防疫需要，档案馆迅速协调校办、网络管理处等部门，实现了档案管理系统与OA系统的对接。
本校因公查档皆通过OA系统进行申请，相关部门负责人审核通过后，利用者将查档申请提交到档案管理系统，进入查档申请流程。利用者可选择采用电子邮箱或者现场查档方式获取档案。
通过在OA系统集成档案利用模块，目的是方便校内因公查档需要，争取在无接触、少接触的前提下保证档案利用不停摆。
4. 档案馆网站开通在线查档服务接口
为更好方便档案利用者，尽可能增加利用申请渠道，加大宣传幅度，减少利用者因为不知情而到现场查档，在防疫期间，档案馆同时开通了档案馆网站在线查档服务接口。如下图所示：
档案馆网站开通的档案利用接口
5. 邮件答复疑问
疫情防控期间，为了不耽误利用者的需求，档案馆动用了所有能动用的技术手段和技术工具。邮件也成为了重要的技术工具之一。老师们收到邮件后就会及时回复，及时处理。
及时回复利用者查档需求
二、强化管理，以制度保证服务到位
除了技术措施外，档案馆领导还开会研究制定了一系列临时制度，以保证疫情防控和档案利用服务两不误。主要制度措施有以下几方面：
1. 工作人员轮流到现场服务，保证线下服务可触及
为了减少档案馆工作人员之间、工作人员与档案利用者之间的面对面接触，同时满足档案资源安全和利用服务的及时可触及需求，档案馆制定了工作人员轮流到岗值班制度，档案馆办公室、档案利用室和校史研究室分别安排工作人员到岗轮流值班，保证每个工作日有人在场，一方面办理在线利用申请业务，一方面办理本校因公查档业务。
现场查档：谭老师（左）蹇老师（右）
2. 办公电话设置呼叫转移，保证有疑必答
根据日常工作经验，档案馆每天均会接到大量咨询电话。防疫期间同样有很多利用者来电咨询，档案馆领导考虑到疫情防控的需求和档案利用者的实际需要，特别规定了现阶段必须保证办公电话随时接听，利用者有疑必答。档案馆规定，每个部室的办公电话设置呼叫转移到部室主任手机，24小时畅通，以便随时解答档案利用者疑问。这种方法，基本满足了随时答疑的需要，保证了利用者的合理需求，据粗略统计，每一部设置了呼叫转移电话的答疑次数约为每天3-4次，从这个渠道保证了疫情期间利用者的实际需要。
3.强化业务规范
到现场查档的利用者必须规范佩戴口罩，严格按照校门口安保人员体温测量，积极配合安保人员做好进入校园的防疫措施。到档案馆门口按照规定间距（前后保持1米以上距离）依次排队等候，并接受档案馆门口安保人员体温测量和消毒措施，做好登记后进入档案查阅大厅后，请在指定位置（与工作人员保持2米以上距离）查阅档案，查档接触后，马上离开大厅，利用者离开查档大厅时，必须将使用过的纸巾、口罩等物品随身带走并按要求分类处置，不得随便丢弃，无特殊必要，不得在校园逗留。
业务规范化要求
4.把档案送到校门口
尽管已经开通了在线查档功能，并做了相应宣传，但仍有毕业生到现场查档。深知守规矩就是顾大局的学子静静地等在了校门口熟悉的公交站台，得知消息后在库房里来回“翻腾”的值班老师显然有些焦急，他们知道，无论升学还是就业都是学子们沉甸甸的民生。戴着口罩在公交站台相见的师生，有种劫后重生的欢喜，有未说出口的“珍重”，镜头下的他们总能想到那个六月聚光灯下的毕业赠言：“常回家看看”。
杨苓老师（右）和谭奇志老师（左上/左下）为档案利用者送档案到校门口
三、坚持档案业务培训和档案收集工作正常开展
档案业务培训是档案馆例行业务之一，目的是通过培训让各立卷单位做好立卷工作，以便于服务好档案收集工作。为了更好地做好档案收集工作，更好地服务抗疫中的档案利用工作，档案馆在疫情期间，仍然坚持档案业务培训，李媛老师对国际教育学院开展了档案培训。
档案馆李媛老师到国际教育学院开展档案业务培训
培训现场
四、效果明显
1.业务数据
在以上几项措施实施后，档案馆服务疫情防控大局的工作成效显著，利用技术手段，通过管理优化，保证了特殊环境下档案服务民生的基本功能，使得档案工作的内涵更丰富，外延更广泛，特征更明显，目标更明确，服务更具特色。
四川师范大学档案馆于2020年3月9日正式在线受理档案利用申请，数据显示，截至2020年5月20日，在线受理利用申请共936人次，除去节假日和周末，日均受理约17人份。
2.档案利用工作得到了认可
工作好不好，要看服务对象满不满意。档案馆老师们的努力和效率得到了利用者认可。不少利用者对档案馆的便民服务表示了衷心感谢，对学校的数字化校园建设表示了由衷赞赏。
利用者感谢信
新冠疫情发生以来，四川师范大学档案馆认真贯彻学校疫情防控工作重要部署，不忘初心，牢记使命，把档案利用服务工作上升到国计民生的高度，针对疫情特殊情况，找准服务切入点，开拓服务新局面，开展档案查阅远程服务，不断为学校师生和社会公众提供安全、优质的档案服务，做到了防疫和复工两不误。
作者：四川师范大学 米永宁
