实施背景

今年伊始，一场突如其来的疫情，给人民群众的生命安全和身体健康带来了严重威胁，对经济社会发展产生了前所未有的冲击。1月16日，四川省出现第一例疑似病例，1月24日全省启动突发公共卫生事件1级响应。作为重点防控单位的四川大学高度重视防控工作，迅速成立疫情防控工作领导小组，于1月18日加强疫情防控期校门管理。按照校历安排，2月20日为寒假结束正式上班日期，我校档案馆于当日发布通知，对疫情期间的档案利用服务方式、各类档案利用业务办理方式、校史馆、江姐馆参观接待等问题进行落实。学生档案涉及学生切身利益，关系到每个学生毕业后就业、升学、评职称等重要环节,甚至会影响到养老保险、工龄等社保福利。在特殊时期，广大校友和学生的档案需求仍然存在，学生档案工作不能因为疫情而停滞。因此，针对疫情期间的特殊情况，我们转变了学生档案工作方式、优化了服务流程，以更好地为广大学生服务。

实施时间

2020年2月20日直到疫情解除。

主要思路

在高度重视防控的前提下，及时响应学生档案利用与转递需求，保障学生切身利益，做到以下三点：

1.针对服务人群多样化特点，采取多种疫情防控措施，保护工作人员身心健康，防止疫情扩散。

2.变革工作方式，采取“线上”与“线下”、“在馆”与“在家”相结合的工作方式，保证学生档案工作不因疫情而中断。

3.“坚持原则”与“变通灵活”相结合，妥善处理疫情期间学生的特殊情况。

典型做法和实施过程

1. 提供全方位防疫的工作条件。

工作场所每日定时进行消杀灭。

为到岗服务人员配备口罩、手套、酒精，要求工作人员在服务时必须佩带口罩，接触档案、调档函、查档申请等外来物品时必须佩带手套，并在接触后及时用酒精消毒。

2. 加强工作人员健康管理。

按照校历安排，2月20日开始上班，我校档案馆抓紧督促非湖北地区未返蓉人员及时返蓉，原则上非因工作需要及不可抗力原因，所有在外人员都应按时返蓉。我科室全面掌握职工健康状况及行程动态。通过摸排，发现有一名工作人员近期与由重庆返蓉人员有过接触，经调查虽然该同志未出现发热、咳嗽等异常情况，但为稳妥起见，暂未安排该同志到岗服务，直至14天观察期满方进行工作安排。

关注疫情期间工作人员心理健康。科室依托科室微信群，与科室人员保持密切联系，随时掌握疫情期间人员的心理状态，并通过转发疫情通报、防控政策，普及疫情防控小知识，帮助科室同志正确应对疫情,合理调适身心。

3. 实行“在馆”与“在家”相结合的排班方式。

为减少人员聚集，避免工作人员之间的交叉感染。我们实行了“在馆”与“在家”相结合的轮班制工作安排方式。根据疫情严重程度，2月20日-3月20日，科室每周一至五安排一名工作人员到馆提供档案服务。3月23日-4月17日，工作日每天安排两名工作人员。其余同志虽未到馆，但要求在家办公，并确保电话、网络畅通，保证随叫随到。4月20日起，全员到岗。

4. 采取“线上”与“线下”相结合的服务方式。

4月20日前，采取“线上”为主的服务方式，学生和校友通过档案馆网站、微信公众号、电话、邮件等办理业务，按照约定时间到档案馆大门处，无接触取件，或通过快递寄送方式取件。确因特殊原因到现场办理业务的师生校友，要求按照国家防疫要求戴好口罩，与他人保持1米以上距离，并自备纸笔等相关用具，将相关资料用信封封好，信封上注明需办理事项、取件人姓名、电话等，放在档案馆大门处。

4月20日后，采取“线下”为主的服务方式。到现场办理业务的师生校友和用人单位允许进入505办公室。但工作区域与服务区域严格划分，来人佩带口罩、保持安全距离，在地面标识的指示下进入办公室，提出用档诉求，并在专门的等候区域等待。

5.妥善处理疫情期间学生的特殊情况。

因疫情防控原因，学生档案利用、转递与政审均遇到各种困难。我们在坚持原则的前提下，灵活处理了疫情期间的各种问题。

在学生档案利用方面，我们秉承至始至终为学生服务的工作态度，通过和辅导员老师进行线上沟通，由档案馆老师在线下代为办理所需材料，妥善处理了“因校门疫情管控，学生无法入校”的问题。

严峻的疫情防控形势也给学生档案转递工作带来了挑战。如疫情期间我校有一位公共管理学院的学生因落户北京急需档案，但收件单位因为有人发烧被隔离，全体远程办公两周，无法按时接收档案，家长和学生十分焦急。我科室工作人员获悉后，在坚决贯彻执行学生档案管理的法律、法规与相关规定的原则下，积极为学生家长提供解决思路，档案寄出后又叮嘱邮政工作人员及时寄出，家长、学生十分感动。

在学生档案政审方面，我们采取灵活多样形式，配合用人单位政审，保障学生就业。为不让疫情影响学生就业单位政审，在不违反档案利用规则的情况下，尽量配合用人单位要求。采取复制邮寄关键信息页、接受委托辅导员代为审核等措施，使用人单位能够顺利完成政审，推动学生顺利就业。

效果及影响

1. 保障了一线工作人员的身心健康。

由于防控措施和一线工作人员的情绪疏导措施到位，科室同事身心健康，工作状态良好，为迎接疫情期间毕业生档案的转递工作的挑战做好了准备。

2. 保证了疫情期间学生档案工作的顺利开展。

2020年2月20日至今，我们共寄出档案或档案材料共计41份，涉及应届派遣、退学、公派回国改派、遗留档案重寄、补寄材料等多种类型，档案去向遍及北京、上海、武汉等城市，解决了学生落户、工作、高考报名、工作晋升等燃眉之急；提供成绩单、亲属关系等档案证明材料近10份，为硕士生报名、申请国外学位等需求提供了便利；接待政审6人次，为国家选才用才、促进学生就业做出了自己应有的贡献。

3. 推动了档案工作的信息化进程。

我馆微信公众号和官网可以提供学档去向、查归转档、远程服务等多种服务，可以满足多元化用档需求。严格的疫情防控政策下，学生档案工作方式发生转变，培养了用户线上用档的习惯，促进了线上用档工作的常态化，从而推动了我校档案工作的信息化进程。

社会评价

疫情期间，我校学生档案工作正常开展，维护了师生校友的切身利益，获得了社会广泛认可和高度评价。在档案事项办结以后，学生、家长纷纷通过微信、qq等各种联系方式与我们联系，表示“理解你们工作按章办事”、“费心了，实在是不知道怎么感谢呢”，对我们在疫情期间提供的服务给予理解、肯定和感谢。

作者：四川大学 肖茜