川大馆〔2013〕2号
关于印发《四川大学党群和行政档案管理
实施细则（试行）》的通知
校内各相关单位：
为了进一步加强学校党群和行政档案，充分发挥党政档案的作用，学校制定了《四川大学党群和行政档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：1.四川大学党群和行政档案管理实施细则（试行）
2.党群类档案归档范围和保管期限表
3.行政类档案归档范围和保管期限表
4. 学院和其他单位党政档案归档范围和保管期限表
四川大学
2013年7月15日
附件1
四川大学党群和行政档案管理实施细则
（试行）
第一章 总 则
第一条 为了进一步加强学校党群和行政档案（以下简称党政档案）的管理，充分发挥党政档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校党政工作和党政档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条 本实施细则所称的党政档案，是指学校在党群和行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
第三条 党政档案工作是学校党群和行政管理工作的重要组成部分，是评价党群、行政工作和档案工作的依据，必须对党政档案实行集中统一管理，确保党政档案完整、准确、系统和安全，有利于党政档案开发利用。
第四条 学校对党政档案工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励，对于利用党政档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法规者，要依法处理。
第二章 党政档案管理职责
第五条 学校机关部处、业务管理单位、业务实体单位、学院和其他单位为党政档案的形成和立卷部门（以下简称立卷单位），档案馆为学校党政档案管理组织协调和集中管理部门。
第六条 档案馆负责对学校党政档案的组织协调，对立卷单位进行档案管理业务指导，具体负责学校党政档案的集中管理工作。其主要职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定党政档案管理规章制度。
（二）对党政档案工作进行监督、指导和检查。
（三）接收、保管、利用、统计、鉴定和销毁所管理的党政档案。
第七条 学校机关部处、业务管理单位、业务实体单位主要职责：
（一）按附件2和附件3负责收集、积累和整理本部门形成的档案材料。
（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交档案材料。
第八条 学院和其他单位形成的党政档案由本单位按照附件4和本实施细则相关规定进行管理。
第三章 党政档案的立卷和归档
第九条 党政档案归档范围包括党务综合、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、团委、学生教育管理和武装、社区建设、行政综合、人事、审计、保卫、后勤、档案图书文博、医学管理、国有资产、离退休和关心下一代、对外联络和教育基金等方面，具体内容见附件2、附件3和附件4。
第十条 党政档案立卷要求：
（一）组卷要求。
1.立卷单位应对照归档范围，检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。
2.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份（不超过50个汉字）。题名一般由责任者（不得简称本校）、内容、名称（文种）构成。
3.综合类文件材料的组卷，可根据文件的数量和问题，组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，原件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4.各案卷的卷内文件目录和案卷目录由立卷单位档案人员通过四川大学档案管理信息系统制作，档号由档案馆提供。
（二）质量要求。
1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。
2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。
3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以“1”开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。
4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。
5.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。
（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）立卷人：由组卷者签名。
（3）检查人（审核人）：由立卷单位分管领导审核签名。
（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。
第十一条 党政档案归档要求：
（一）内容要求。
1.具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。
2.对纸质和非纸质党政档案材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。
（二）归档时间。
立卷单位在次年六月底前向档案馆归档。
（三）归档手续。
1.归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。
2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。
第四章 党政档案的保管与利用
第十二条 党政档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。
第十三条 党政档案库房应与党政档案管理人员的办公用房、阅览室分开。
第十四条 根据附件2、附件3和附件4的规定，对超过保管期限的党政档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的党政档案经分管立卷单位和档案馆的校领导共同审批后，登记造册后进行销毁。
第十五条 党政档案原则上只对校内单位开放，查阅党政档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。党政档案一般不外借。校内各部门因工作原因外借党政档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人和档案馆负责人签字同意后办理外借手续。借阅人员要爱护档案资料，不得毁坏和涂描，保持党政档案原存排列顺序。
第五章 附 则
第十六条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起执行。
四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发
|
川大馆〔2013〕2号附件2
党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
立卷单位：党委办公室
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级党组织有关党的建设文件材料
| 长 期
（针对本校的文件，永久保存）
|
2
| 本校党代会材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。
| 永 久
|
3
| 本校党委会、常委会、党委扩大会、书记、校长碰头会
| 永 久
|
4
| 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
| 永 久
|
5
| 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
| 永 久
|
6
| 以党委名义召开的工作会议材料
| 永 久
|
7
| 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
| 永 久
|
8
| 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
| 永 久
|
9
| 党委工作简报等
| 永 久
|
10
| 党委大事记
| 永 久
|
11
| 党群系统启用印章的文件和印模
| 永 久
|
12
| 党群系统重要统计材料
| 永 久
|
13
| 党委保密、秘书工作的有关文件
| 长 期
|
14
| 重要的群众来信来访及处理材料
| 长 期
|
DQ12 纪检、监察
立卷单位：纪委办公室、监察处
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于纪检、监察工作的文件
| 长 期
|
2
| 纪委、监察工作规章制度
| 长 期
|
3
| 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计
| 永 久
|
4
| 纪委、监察会议记录
| 长 期
|
5
| 违纪、违法案件处理、复查材料
| 长 期
|
6
| 群众来信来访及处理意见
| 短 期
|
DQ13 组织
立卷单位：党委组织部、四川大学党校
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
| 长 期
|
2
| 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料
| 永 久
|
3
| 组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知
| 永 久
|
4
| 落实政策的有关材料
| 长 期
|
5
| 表彰先进的材料
| 长 期
|
6
| 组织工作统计材料
| 永 久
|
7
| 党费收、缴、开支情况统计、凭证
| 永 久
|
8
| 干部任免、调动、离休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表）
| 永 久
|
9
| 干部名册
| 永 久
|
10
| 院党委、总支、支部改选报告、审批材料
| 长 期
|
11
| 院党委、各总支、支部委员、党员名册
| 长 期
|
12
| 吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册
| 长 期
|
长 期
|
DQ14 宣传
立卷单位：党委宣传部（四川大学新闻中心）
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于宣传工作的文件
| 长 期
|
2
| 宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结
| 永 久
|
3
| 教职工政治思想工作动态及调查材料
| 长 期
|
4
| 理论学习的决定、通知、计划、总结
| 长 期
|
5
| 反映学校重大活动、重要人物的剪报、照片、材料
| 永 久
|
DQ15 统战
立卷单位：党委统战部
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于统战工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结
| 永 久
|
3
| 统战工作情况调查、典型材料、统计报表
| 永 久
|
4
| 本校各级人大代表、政协委员名册审批材料
| 永 久
|
5
| 台、港、澳和侨务工作材料
| 长 期
|
6
| 各民主党派成员和负责人名册及有关材料
| 长 期
|
7
| 统战工作重要会议记录
| 长 期
|
DQ16 工会
立卷单位：校工会
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关工会工作的文件
| 长 期
|
2
| 工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料
| 永 久
|
3
| 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料）
| 长 期
|
4
| 表彰工会先进集体、个人的材料
| 长 期
|
5
| 处分会员的有关材料
| 长 期
|
6
| 工会会议记录、纪要
| 长 期
|
7
| 教职工代表大会材料
| 长 期
|
8
| 基层工会干部、会员名册
| 长 期
|
9
| 妇女工作
| 长 期
|
10
| 家属工作材料
| 长 期
|
DQ17 团委
立卷单位：校团委
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于共青团的工作文件
| 长 期
|
2
| 本校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲稿、大会发言和大会通过的文件）
| 永 久
|
3
| 本校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）
| 永 久
|
4
| 团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料
| 永 久
|
5
| 团委工作典型的材料
| 长 期
|
6
| 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
| 长 期
|
7
| 处分团员的材料及复查材料
| 长 期
|
8
| 入团、离团的材料及名册
| 长 期
|
9
| 团干部、团员名册
| 长 期
|
10
| 团委会议记录、纪要、简报等材料
| 长 期
|
11
| 学生会文件、材料
| 长 期
|
12
| 本校学生组织参与的各种学会、社团的材料
| 长 期
|
13
| 各分团委的有关材料
| 长 期
|
14
| 研究生会的有关材料
| 长 期
|
15
| 团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片
| 长 期
|
16
| 社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片
| 长 期
|
DQ18 学生教育管理、武装
立卷单位：党委学生工作部（处）、武装部（军事教研室）
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关学生思想政治工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
| 永 久
|
3
| 学生思想政治工作典型调查材料和统计
| 长 期
|
4
| 学生工作部工作计划、报告、总结
| 永 久
|
5
| 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
| 长 期
|
6
| 各系学生政治工作人员名单
| 长 期
|
7
| 上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件
| 长 期
|
8
| 本校武装部职责范围内的规章制度
| 长 期
|
9
| 武装部工作计划、总结、调查报告
| 长 期
|
10
| 武装部工作统计年报及重要报表
| 长 期
|
11
| 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）
| 长 期
|
DQ19 社区建设
立卷单位：社区建设办公室
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于社区建设的文件
| 长 期
|
2
| 社区建设工作规章制度
| 长 期
|
3
| 社区建设年度工作计划、工作总结和工作简报
| 长 期
|
4
| 社区基本建设管理
| 长 期
|
川大馆〔2013〕2号附件3
行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 行政综合
立卷单位：校长办公室
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关高校行政管理的综合性文件
| 长 期
|
2
| 全校性的规章制度
| 永 久
|
3
| 学校年度、学期工作计划、报告、总结
| 永 久
|
4
| 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要
| 永 久
|
5
| 校务委员会委员名单、会议记录、纪要
| 永 久
|
6
| 全校性的工作会议、座谈会文件
| 长 期
|
7
| 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
| 长 期
|
8
| 本校教育事业规划、计划及上级批复
| 永 久
|
9
| 学校评估材料
| 永 久
|
10
| 本校向上级的请示及其批复
| 永久或
长 期
|
11
| 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）
| 长 期
|
12
| 有关全校性工作的调查材料和经验总结
| 永 久
|
13
| 学年报表及综合统计
| 永 久
|
14
| 启用印章的文件及印模
| 永 久
|
15
| 本校与外单位签定的各种协议等
| 永 久
|
16
| 本校历史沿革、情况介绍
| 永 久
|
17
| 本校大事记、简报、信息、动态等
| 永 久
|
18
| 校史工作材料
| 永 久
|
19
| 校庆工作材料
| 长 期
|
20
| 群众来信来访文件材料
| 长 期
|
21
| 普选工作材料
| 长 期
|
XZ12 人事
立卷单位：人事处
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级机关有关人事工作的文件
| 长 期
|
长 期
|
3
| 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
| 永 久
|
4
| 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
| 永 久
|
5
| 关于校内机构设置、变化的文件材料
| 永 久
|
6
| 人事处权限内的干部任免文件及名册
| 永 久
|
7
| 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
| 长 期
|
8
| 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
| 长 期
|
9
| 教职工动态月报
| 长 期
|
10
| 师资培养、管理工作计划、规定、总结
| 永 久
|
11
| 教师进修计划、安排、总结
| 长 期
|
12
| 教师工作量的规定及执行情况
| 长 期
|
13
| 教师业务考核材料
| 长 期
|
14
| 人事统计报表
| 永 久
|
15
| 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表
| 永 久
|
16
| 系、教研室、研究室正副主任名册
| 长 期
|
17
| 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
| 长 期
|
18
| 教职工工资调整材料、名册
| 长 期
|
19
| 教职工转正定级材料
| 长 期
|
20
| 教职工校内调动材料
| 长 期
|
21
| 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）
| 长 期
|
22
| 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）
| 长 期
|
23
| 教职工援外和支援边远地区材料
| 长 期
|
24
| 教职工退职、离职和出国的有关材料
| 长 期
|
25
| 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
| 长 期
|
26
| 教职工退休后重新工作的材料
| 长 期
|
27
| 教职工福利工作
| 长 期
|
28
| 教职工商调函件
| 长 期
|
29
| 使用临时工有关材料
| 长 期
|
30
| 群众来信来访材料
| 长 期
|
31
| 职工社保、医保方面的文件、材料、报表等
| 长 期
|
XZ13 审计
立卷单位：审计处
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关审计工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校审计工作方面的规章制度
| 长 期
|
3
| 审计工作计划、总结、调查报告
| 长 期
|
4
| 审计工作统计年报及重要报表
| 长 期
|
XZ14 保卫
立卷单位：保卫部（处）（校园综合治理办公室）
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关公安保卫工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校公安保卫工作方面的规章制度
| 长 期
|
3
| 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
| 永 久
|
4
| 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
| 长 期
|
5
| 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
| 长 期
|
6
| 要害部门的公安保卫、消防工作
| 长 期
|
7
| 保卫工作简报
| 长 期
|
8
| 人口普查、户口工作的文件材料
| 长 期
|
XZ15 后勤
立卷单位：后勤管理处、后勤集团
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关后勤管理工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校后勤管理管理文件、后勤集团及各中心、公司、医院规章制度
| 长 期
|
3
| 本校后勤管理和后勤工作计划、报告、调查材料
| 长 期
|
4
| 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结
| 长 期
|
5
| 防震、防汛、三废治理工作的文件材料
| 长 期
|
6
| 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
| 长 期
|
7
| 师生员工健康状况调查材料及统计表
| 永 久
|
8
| 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
| 长 期
|
9
| 车辆工作的有关文件材料
| 长 期
|
10
| 伙食工作的有关材料
| 长 期
|
11
| 校园绿化工作的有关材料
| 长 期
|
XZ16 档案、图书、文博
立卷单位：档案馆、图书馆、博物馆
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关图书、情报、博物工作的文件
| 长 期
|
2
| 档案、图书、文博工作规章制度
| 长 期
|
3
| 档案、图书、文博工作计划、报告、总结
| 长 期
|
4
| 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
| 永 久
|
5
| 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料
| 长 期
|
6
| 档案馆指南、全宗介绍
| 永 久
|
XZ17 医学管理
立卷单位：医学管理处
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关医学管理的文件
| 长 期
|
2
| 学校有关医学管理的文件
| 永 久
|
3
| 医学管理工作的规章制度
| 长 期
|
4
| 医学管理工作报告、总结、简报等
| 长 期
|
5
| 重要会议材料
| 长 期
|
XZ18 国有资产
立卷单位：国有资产管理处
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关国有资产工作的文件
| 长 期
|
2
| 本校国有资产工作计划、总结、报告
| 长 期
|
3
| 本校国有资产工作的规章制度
| 长 期
|
4
| 国有资产工作统计年报及重要报表
| 长 期
|
5
| 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结
| 长 期
|
6
| 本校建筑维修改造工程形成的竣工图、文字资料
| 长 期
|
7
| 以部门的名义与合作方签订的合同、协议
| 长 期
|
XZ19 离退休工作和关心下一代工作
立卷单位：离退休工作处和关心下一代工作委员会
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于离退休和关心下一代工作的文件
| 长 期
|
2
| 离退休和关心下一代工作规章制度
| 长 期
|
3
| 年度工作总结、工作计划和工作简报
| 长 期
|
4
| 开展重大活动材料和表彰工作文件
| 长 期
|
XZ20 对外联络和教育基金
立卷单位：对外联络办公室（校友总会、校董会办公室）和教育基金会
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级关于社会组织的工作文件
| 长 期
|
2
| 对外联络工作规章制度和社会组织章程
| 长 期
|
3
| 年度工作计划、工作总结和工作简报
| 长 期
|
4
| 召开社会组织理事会工作文件
| 长 期
|
5
| 教育基金会从事重大公益活动相关材料
| 长 期
|
6
| 社会组织年度工作报告书、年度财务审计报告、学校对社会组织年度工作审核意见、社会组织工作评估、社会组织工作变更等工作材料。
| 长 期
|
川大馆〔2013〕2号附件4
学院和其他单位党政档案归档范围和
保管期限表
立卷单位：学院和相关单位
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 涉及党务综合、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、团委、学生教育管理、行政综合、人事、审计、保卫、图书文博、医学管理、国有资产、对外联络、离退休和关心下一代等工作材料
| 长 期
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