川大馆〔2013〕1号

关于印发《四川大学档案管理办法（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，学校制定了《四川大学档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：四川大学档案管理办法（试行）

四川大学

2013年7月15日

附件

四川大学档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2009〕204号）等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校整体发展规划，实行统一领导，集中管理。

第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 分管学校档案工作校领导的主要职责：

（一）制订、实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划。

（二）组织、协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展。

（三）贯彻、执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件。

（四）监督、检查学校档案工作，组织、开展学校档案工作评估。

第六条 严格按照四川省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函〔2005〕103号）的要求，开展档案工作规范化管理，不断提高档案管理水平。学校对各单位档案工作实行考核和评估。

第二章 管理体制及机构职责

第七条 学校成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案管理和校史工作委员会，负责学校档案管理和校史工作的组织、协调和咨询工作。

第八条 学校设立档案馆，直属学校领导，接受学校档案管理和校史工作委员会工作指导，为正处级建制。档案馆是全校档案管理和校史工作进行组织、协调和管理的职能部门，为广大师生和社会提供档案信息服务的业务部门，学校开展校史研究、展览和教育的专门机构。学校同时设立校史办公室，具体负责校史研究、展览和教育工作。

第九条 档案馆（含校史办公室）主要职责：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

（三）组织协调学校各部门档案工作，对校内档案分室进行业务指导、监督和检查。

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料。

（五）编制检索工具，编研、出版学校档案和校史资料，开发档案信息资源。

（六）组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作。

（七）开展学校档案的开放和利用工作。

（八）开展学校档案工作人员的业务培训。

（九）利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能。

（十）校史展览馆的布展维护、参观接待与相关服务。

（十一）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第十条 需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。档案分室是学校档案馆的分支机构，由所在单位领导，接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。独立学院的档案工作由独立学院自行负责，同时接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

档案分室负责经学校同意由本单位具体管理的档案，其主要职责：

（一）贯彻执行学校档案工作的法律法规和方针政策，综合规划本单位档案工作。

（二）拟订本单位档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

（三）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管由本单位管理的各类档案资料。

（四）编制检索工具，编研、出版本单位档案资料，开发档案信息资源。

（五）组织实施本单位档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展本单位档案的开放和利用工作。

（七）开展本单位档案工作人员的业务培训。

（八）利用本单位档案资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能。

（九）开展本单位档案管理工作学术研究和交流活动。

第十一条 校内各单位应确定单位档案管理分管领导，同时配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。专兼职档案人员均列入学校事业编制，专职档案人员编制数由学校根据档案工作实际情况确定。

（一）校内各单位分管档案工作领导职责：

1.贯彻执行上级和学校档案管理的法律法规和方针政策，批准本单位档案工作规章制度。

2.将档案工作纳入本单位整体发展规划，促进档案信息化建设与单位其他工作同步发展。

3.落实本单位档案人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

4.研究决定本单位档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

（二）校内各单位专职或兼职档案人员职责：

1.按照学校有关规定，做好本单位档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证移交的档案材料齐全、系统、规范。

2.负责存放在本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作。

3.做好本单位档案安全和保密工作。

4.接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

（三）档案馆负责人工作职责：

在学校档案管理和校史工作委员会的领导下，负责全校档案管理和校史工作规划、年度计划和管理制度的具体制订和实施。

（四）档案馆（含校史办公室）工作人员职责：

1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策。

2.拟订学校档案工作规章制度。

3.负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料。

4.组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作。

5.开展学校档案的开放和利用工作。

6.对校内各单位档案工作进行业务指导、监督和检查。

7.负责校史展览馆的布展维护、参观接待与相关服务。

8.利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动。

9.开展国内外档案管理和校史工作学术研究和交流活动。

第十二条 学校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条 学校专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条 对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。对档案人员中的涉密人员，按照有关规定予以专项补助。

第三章 档案管理

第十五条 文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与高等学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的全日制学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》（川教〔2007〕26号）的相关规定执行。同时，网络教育学院、海外教育学院（非学历教育）、出国留学人员培训部（出国留学预备学院）、全国干部教育培训基地等教育培训单位的学生名册等参照执行。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发〔2008〕45号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）医疗卫生类：按卫生部、国家档案局《关于印发〈卫生档案管理暂行规定〉的通知》（卫办发〔2008〕24号）执行。

（十三）人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条 实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。未按照规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

校内各单位应当按照各类档案管理实施细则的要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。学校档案馆应积极协助和配合做好上述工作。

第十七条 对纸质和非纸质档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

第十八条 按照《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅〔2007〕26号）的要求，加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。

第十九条 档案材料归档时间：

（一）学校各单位形成的档案材料，应按学校档案馆的规定整理立卷后在次年6月底前归档。

（二）各学院和教学单位形成的教学文件材料，应按学校档案馆的规定经有序整理后归档。应届获得博士、硕士学位毕业研究生的学位论文和学位评审材料应在授予学位后1个月内归档；应届本科毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档；其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管3年，期满后向学校档案馆移交。

（七）各立卷单位形成的实物档案应即时归档。

（八）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第二十条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门（含档案馆、学校保密委员会办公室和有关业务部门）鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条 教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。根据需要，学校档案馆可以提供档案寄存服务。

第二十三条 加强学校档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，由学校档案馆制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案馆集中管理。既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，学校档案馆与博物馆、图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。

第二十四条 档案馆对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十五条 档案馆加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十六条 档案馆依据本办法制定各类档案管理实施细则。

第四章 档案的利用与公布

第二十七条 档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第二十九条 利用未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。

第三十条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案馆负责人批准。

加盖档案馆专用公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条 档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18—1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 档案馆积极开展档案的编研工作。出版物档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条 档案馆采取多种形式（如举办档案和校史展览、建设档案和校史网站、开设档案和校史课程等），积极开展档案宣传、校史研究和校史教育工作。

校史展览馆免费向校内外公众开放，参观者需提供有效证件，并按要求填写参观登记表。对参观校史展览馆的大型团队，由校史展览馆提供义务讲解。

第五章 条件保障

第三十六条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。

第三十七条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。

存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第三十八条 学校设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰、奖励：

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的。

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的。

（三）在档案管理和校史工作的理论、技术和方法研究中成绩显著的。

（四）将重要或珍贵档案和校史资料捐赠给学校的。

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第四十条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号），对档案管理中有违法违纪行为的责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第七章 附 则

第四十一条 本办法由学校授权档案馆负责解释。

第四十二条 本办法自公布之日起执行。