川大馆〔2013〕16号

关于印发《四川大学科研档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各单位：

为了进一步加强学校科研档案的管理，充分发挥科研档案的作用，学校制定了《四川大学科研档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学科研档案管理实施细则（试行）

2. 档案馆负责管理的科研档案归档范围和保管期限表

3. 科研档案分室负责管理的科研档案归档范围和保管

期限表

四川大学

2013年9月6日

附件1

四川大学科研档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校科研档案的管理，充分发挥科研档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）、《科学技术档案工作条例》（国发〔1980〕302号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等法律、法规和文件精神，结合学校科研工作和科研档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的科研档案，是指学校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。

第三条 科研档案是学校教育科研工作的重要组成部分，是评价学校科研工作和档案工作的依据，对科研档案实行集中和单独管理相结合，确保科研档案完整、准确、系统和安全，有利于科研档案开发利用。

第四条 学校对科研档案工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励，对于利用科研档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 科研档案管理职责

第五条 科研项目（课题）组为科研项目档案材料形成部门，应严格按照"科研档案归档范围和保管期限表"（见附件2和附件3）提供科研档案。社会科学研究处和科学技术发展研究院为科研档案的收集和立卷部门（以下简称立卷单位），并分别成立社会科学研究处档案分室和科学技术发展研究院档案分室（以下统称科研档案分室），对部分科研档案（见附件3）实行单独管理。档案馆为科研档案分室的业务指导单位，并对部分重要科研档案（见附件2）实行集中管理。

第六条 档案馆负责对学校科研档案管理的组织协调，对立卷单位进行档案管理业务指导，具体负责部分科研档案的集中管理工作。其主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定科研档案管理规章制度。

（二）对科研档案工作进行监督、指导和检查执行情况。

（三）接收、管理附件2规定的科研档案。

（四）提供所管理的科研档案查询服务。

第七条 社会科学研究处档案分室和科学技术发展研究院档案分室分别由社会科学研究处和科学技术发展研究院领导。其主要职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。

（二）遵照上级和学校有关规定，结合本部门或单位具体情况制定科研档案管理各项规章制度，加强对科研档案的科学管理。

（三）负责附件3规定档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

（四）负责对本分室档案人员进行档案安全与保密教育，严格履行档案查借阅手续，确保学校科研档案安全。

（五）积极组织档案分室人员参加档案业务培训、档案学术和信息交流活动，开展科研档案理论和实践的研究，不断提高科研档案业务素质和管理水平。

第八条 科研档案分室专职或兼职档案员的主要工作职责：

（一）按附件2和附件3的要求，负责接收、积累、整理科研档案材料。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，管理附件3规定的档案，同时按附件2规定内

容向档案馆移交档案材料。

（三）管理科研档案分室档案并提供查询利用。

第九条 科研项目（课题）组主要职责：

（一）明确专人按附件2和附件3的要求，负责收集科研项目档案材料，保证科研归档材料完整、准确、系统。

（二）在科研项目（课题）结题后及时向科研档案分室移交档案材料。

第三章 科研档案的形成、立卷和归档

第十条 科研档案归档的范围包括科研管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料（见附件2和附件3）。

第十一条 与国内或者国（境）外合作的研究课题，经项目协议合同中应明确科研档案的归档办法。

第十二条 凡经学校批准申报所获得的各级各类科技成果奖项，应由立卷单位将获奖批文及获奖证书（或复印件）向档案馆移交。

第十三条 科研档案立卷要求：

（一）组卷要求。

1.科研档案立卷部门即各科研项目（课题）组、学校科研管理部门应对照归档范围，检查科研项目文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2.科研档案按项目组卷。如有若干卷，可将科研管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷，列在各卷之首;将最能反映科研项目（课题）概况的科研文件材料，如：计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料等，按科研阶段依次系统整理组成若干卷。

3.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份(不超过50个汉字)。题名一般由责任者(不得简称本校)、内容、名称(文种)构成。

4.科研综合类文件材料的组卷，可根据文件的数量和问题，组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，原件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。遵循其自然形成规律，保持有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

5.各案卷的卷内文件目录和案卷目录由立卷部门工作人员通过四川大学档案管理信息系统制作，档号由档案馆提供。

（二）质量要求。

1.组卷前要详细检查科研文件和技术文件是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定,顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号以"1"开始编制页号，有书写内容的页面需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。

4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

5．在科研过程中产生的各阶段原始材料，应按书籍装订标准装订成册，装订的方式为非金属装订。

6.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人(审核人)：由部门领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

第十四条 科研档案归档要求：

（一）内容要求。

为了确保科研文件材料归档的齐全完整，各科研项目（课题）组、科研管理部门应将所有科研文件材料（包括管理性文件、立项批文、计划书、合同书、验收回复函、鉴定证书、获奖证书及在立项和结项过程中具有保存价值的文件材料）按年度、类别整理好后向档案馆归档。

（二）归档时间。

1.各科研项目（课题）组、学校科研管理部门在项目结题两个月内向档案馆归档。

2.暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

3.凡属附件2中"KY11综合"范围的文件材料，应在每年6月前向档案馆归档。

（三）归档手续。

1.科研档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 科研档案的保管与利用

第十五条 科研档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第十六条 科研档案库房应与科研档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第十七条 根据附件2和附件3的规定，对超过保管期限的科研项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的科研档案经分管科研工作和档案工作的校领导共同审批后，登记造册后进行销毁。

第十八条 科研档案原则上只对校内单位开放，查阅科研档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。科研项目档案须经项目负责人同意后方可查阅。科研档案一般不外借。校内各部门因工作原因外借科研档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人和档案馆负责人签字同意后办理外借手续。借阅人员要爱护档案资料，不得毁坏和涂描，保持科研档案原存排列顺序。

第五章 附 则

第十九条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

档案馆负责管理的科研档案归档范围和

保管期限表

KY11 综合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	科研行政管理文件材料	长 期
2	科研计划管理文件材料	长 期
3	科研成果管理文件材料	长 期
4	科研经费管理文件材料	长 期

KY12 科研项目

序号	类 目 名 称	保管期限
1	纵向科研项目（课题）申请书	长 期
2	纵向科研项目（课题）批准通知书	长 期
3	纵向科研项目（课题）责任书	长 期
4	横向科研项目（课题）合同（协议）书	长 期
5	科研项目（课题）经费预算书	长 期
6	科研项目（课题）年度进展报告	长 期
7	纵向科研项目（课题）结题报告	长 期
8	横向科研项目（课题）结题单	长 期
9	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件	永 久
10	专利证书原件或影印件	永 久

附件3

科研档案分室负责管理的科研档案

归档范围和保管期限表

KY12—1 科研准备阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	开题报告与课题调研论证材料	长 期
2	课题研究计划、设计	长 期
3	计划执行情况、计划调整或撤销报告	短 期
4	课题投资和预决算材料	短 期

KY12—2 研究实验阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）	永 久
2	数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）	永 久
3	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永 久
4	研究工作阶段小结	长 期
5	配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等	永 久
6	样品、标本等实物的目录	永 久

KY12—3 总结鉴定阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	研究报告、研制报告	永 久
2	论文专著	永 久
3	工艺技术报告	永 久
4	技术诀窍报告	永 久
5	专家评审意见	永 久
6	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	长 期
7	鉴定证书	永 久
8	推广应用意见	长 期
9	课题工作总结	长 期

KY12—4 申报奖励阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	科研成果登记表	永 久
2	科研成果报告表	永 久
3	科研成果奖励申报与审批材料	永 久
4	专利申请书	永 久

KY12—5 推广应用阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	转让合同、协议书	永 久
2	生产定型鉴定材料	永 久
3	成果被引用或投产后反馈意见	短 期
4	推广应用方案及实施情况	长 期
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件	长 期
6	成果宣传报道材料	短 期
7	对外学术交流材料	长 期

四川大学校长办公室 主动公开 2013年9月9日印发