川大馆〔2013〕8号

关于印发《四川大学外事档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为进一步加强外事档案的管理，充分发挥外事档案的作用，学校制定了《四川大学外事档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学外事档案管理实施细则（试行）

2.外事类档案归档范围和保管期限表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学外事档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强外事档案的管理，充分发挥外事档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等法律、法规和文件精神，结合学校外事工作和外事档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的外事档案，是指学校在对外交流与合作（含港澳台工作）中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 外事档案是学校对外交流与合作的重要组成部分，是评估学校国际合作与交流、港澳台工作和档案工作的依据，必须对外事档案实行集中统一管理，确保外事档案完整、准确、系统和安全，有利于外事档案的开发利用。

第四条 学校对外事档案工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励，对于利用外事档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 外事档案管理职责

第五条 国际合作与交流处、港澳台事务办公室和海外教育学院为外事档案的形成和立卷部门（以下简称立卷单位），档案馆为学校外事档案集中管理部门。

第六条 档案馆负责对外事档案工作的组织协调，对立卷单位进行档案管理业务指导，具体负责学校外事档案的集中管理工作。其主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定外事档案管理规章制度。

（二）对学校外事档案工作进行监督、指导和检查执行情况。

（三）接收、管理学校外事档案。

第七条 立卷单位负责外事档案的形成、立卷和归档，其主要职责：

（一）按附件2的规定，收集、积累、整理本部门形成的文件材料。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交外事档案。

第三章 外事档案形成、立卷与归档

第八条 外事档案归档范围包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、学术交流、参加国际会议、国际合作、留学生、涉外教学等方面，具体内容见附件2。

第九条 外事档案立卷要求：

（一）组卷要求。

1.立卷单位应对照归档范围，检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份（不超过50个汉字）。题名一般由责任者（不得简称本校）、内容、名称（文种）构成。

3.综合类文件材料的组卷，可根据文件的数量和问题，组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，原件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4.各案卷的卷内文件目录和案卷目录由立卷单位档案人员通过四川大学档案管理信息系统制作，档号由档案馆提供。

（二）质量要求。

1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

5.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人（审核人）：由立卷单位分管领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

第十条 外事档案归档要求：

（一）内容要求。

1.具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

2.对纸质和非纸质外事档案材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

（二）归档时间。

立卷单位在次年六月底前向档案馆归档。

（三）归档手续。

1.归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 外事档案的保管与利用

第十一条 外事档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第十二条 外事档案库房应与外事档案管理人员的办公用房、阅览室分开设置。

第十三条 按照附件2的规定，对超过保管期限的外事档案，由档案馆组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管外事和档案工作的校领导审批，登记造册后进行销毁。

第十四条 外事档案原则上只对校内单位开放，查阅外事档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后方可阅看。校内各部门因工作原因借阅外事档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人、国际合作与交流处负责人、档案馆负责人批示的意见办理借阅手续。借阅人员要爱护档案，不得毁坏、涂描，保持档案原存排列序。

第五章 附 则

第十五条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十六条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级关于外事工作（含港澳台工作）的文件材料	长 期
2	学校外事工作（含港澳台工作）规章制度、计划、总结、简报等	长 期
3	外事工作（含港澳台工作）统计报表	永 久
4	外事工作（含港澳台工作）会议材料	长 期

WS12 出国（境）

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料	长 期
2	国际学术会议论文	长 期
3	投寄国外的学术论文	长 期
4	出国（境）人员考察、访问材料	长 期
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料	长 期
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永 久
7	国际比赛、竞赛	长 期

WS13 来校

序号	类 目 名 称	保管期限
1	邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件	长 期
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	长 期
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永 久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	长 期
5	国际比赛、竞赛	长 期

WS14 国际合作与会议

序号	类 目 名 称	保管期限
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永 久
2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永 久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	长 期
4	授予外籍人员名誉称号的材料	永 久
5	双方互赠的礼品、纪念品	长 期
6	国际会议的有关材料	长 期

WS15 境外学生工作

序号	类 目 名 称	保管期限
1	录取审批材料	永 久
2	学籍登记表、学籍卡片	永 久
3	教学计划、大纲、安排	长 期
4	学习情况、成绩及评语	永 久
5	学位论文及学位证书复印件	长 期
6	学生名册	永 久
7	学生去向及有关材料	长 期

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发