川大馆〔2013〕7号
关于印发《四川大学出版物档案管理
实施细则（试行）》的通知
校内各相关单位：
为进一步加强出版物档案管理，充分发挥出版物档案的作用，学校制定了《四川大学出版物档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：1.四川大学出版物档案管理实施细则（试行）
2.出版类档案归档范围和保管期限表
四川大学
2013年7月15日
附件1
四川大学出版物档案管理实施细则
（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步加强出版物档案管理，充分发挥出版物档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校出版工作和出版物档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条 本实施细则所称的出版物档案，是学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。
第三条 出版物档案工作是学校教学、科研、管理工作的重要组成部分，是评价教学、科研、管理工作和档案工作的依据，对出版物档案实行集中和单独管理相结合，确保出版物档案完整、准确、系统和安全，有利于出版物档案开发利用。
第四条 学校对出版物档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用出版物档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。
第二章 出版物档案管理职责
第五条 档案馆是出版物档案管理的组织协调部门，是学校出版社之外的其他出版物档案的集中管理部门，同时也是出版社档案分室的业务指导单位。出版社、学报（哲学社会科学版、自然科学版、工程科学版和华西医学版）和校刊编辑部为出版物档案的形成和立卷部门。出版社成立档案分室对其形成的出版物档案实行单独管理。
第六条 档案馆主要职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定出版物档案管理规章制度。
（二）对出版物档案工作进行监督、指导和检查。
（三）接收、管理出版物档案。
（四）提供所管理的出版物档案查询服务。
第七条 出版社档案分室由出版社领导，其主要职责：
（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。
（二）遵照上级和学校有关规定，结合本单位具体情况制定分室出版物档案管理各项规章制度，加强对出版物档案的科学管理。
（三）负责对本单位出版物档案形成的有关科室实行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。
（四）负责本单位所形成的档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。
（五）负责对本单位有关人员进行出版物档案安全与保密教育。严格履行查借阅手续，确保学校出版社出版物档案安全。
（六）积极组织本分室档案人员参加出版物档案业务培训、出版物档案学术和信息交流活动，开展出版物档案理论和实践的研究，不断提高出版物档案业务素质和管理水平。
（七）出版社正式出版的本校教师编写的教材、著作在次年6月底前，移交校史展览馆以保存和展示本校教师教学研究成果。
（八）每年6月底前按规定向档案馆移交出版物档案目录。
第八条 学报（哲学社会科学版、自然科学版、工程科学版和华西医学版）和校刊编辑部专职或兼职档案员的主要工作职责:
（一）按附件2的要求，负责收集、积累、整理本部门形成的文件材料。
（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交档案。
第三章 出版物档案形成、立卷与归档
第九条 出版物档案归档的确定原则：
（一）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
第十条 归档的主要内容和重点：
（一）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件2。
（二）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物原稿。
第十一条 不归档的文件材料：
（一）上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件。
（二）未生效的合同、协议书。
（三）不退、不用的稿件，非定稿的稿件。
（四）重份文件及校内单位发来的文件。
（五）无查考价值的事务性、临时性函件。
（六）校外单位交换来的材料。
第十二条 出版文件材料的部门立卷和归档流程：
（一）形成积累。
出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按材料彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），顺序放入袋内。
（二）整理组卷。
1.出版物档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。
2.跨年的出版物档案，放在出版物的出版年度立卷。
3.出版物档案内的原稿、涉及样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。
4.卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。
5.页、件号的编制，按《高等学校档案部门业务建设规范》（教办〔1993〕429号）第6.3.8条规定处理，样书只编件号。
6.卷末备考表应逐项认真填写。
7.出版物档案案卷标题以书籍（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。
（三）归档验收。
1.书刊出版后两个月内，责任编辑应向本社、部（室）专（兼）职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，社部（室）负责人和财务部门始可按此发放稿费通知单和稿费。
2.学校出版社应将学校教师、教职工编写的教材、著作等档案材料在次年6月底前，移交至校史馆收藏。
3.各部（室）的专（兼）职档案员应在次年6月底前，将上年应归档的出版物档案，集中向档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。
4.出版物版权转到校外出版时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。
第四章 出版物档案的保管与利用
第十三条 出版物档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。
第十四条 出版物档案库房应与出版物档案管理人员的办公用房、阅鉴室分开。
第十五条 按照附件2的规定，对超过保管期限的出版物档案由档案馆组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管出版工作和档案工作的校领导审批后，登记造册后进行销毁。
第十六条 出版物档案原则上只对校内单位开放，查阅出版物档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后方可阅看。校内各部门因工作原因借阅出版物档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人、档案馆负责人批示的意见办理借阅手续。借阅人员要爱护档案、资料，不得毁坏、涂描，保持档案原存排列序。
第五章 附 则
第十七条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。
第十八条 本实施细则自公布之日起执行。
附件2
出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 上级有关编辑出版工作的文件
| 长 期
|
2
| 上级召开的编辑出版工作会议文件
| 短 期
|
3
| 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
| 永 久
|
4
| 本校编辑出版工作规章制度、统计报表
| 永 久
|
5
| 编辑出版部门管理形成的文件材料
| 短 期
|
CB12-15 出版物项目
序号
| 类 目 名 称
| 保管期限
|
1
| 编辑出版合同、协议书
| 长 期
|
2
| 出版请示和批复
| 长 期
|
3
| 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单）
| 长 期
|
4
| 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件
| 长 期
|
5
| 封面设计图样
| 短 期
|
6
| 出版通知单、书刊、音像出版物样品
| 永 久
|
7
| 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单
| 短 期
|
8
| 获奖或受查处情况的文件材料
| 长 期
|
9
| 有参考价值的读者来信、重要评论
| 短 期
|
10
| 再版修改意见
| 短 期
|
四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发
|
