川大馆〔2013〕6号

关于印发《四川大学产品生产档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强学校产品生产档案的管理，充分发挥产品生产档案的作用，学校制定了《四川大学产品生产档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学产品生产档案管理实施细则（试行）

2.产品生产类档案归档范围和保管期限表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学产品生产档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校产品生产档案的管理，充分发挥产品生产档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、规定和文件精神，结合学校产品生产工作和产品生产档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的产品生产档案，是指学校在产品生产与科技开发过程中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 产品生产档案是学校产品生产与科技开发工作的重要组成部分，是评估产品生产与科技开发工作的依据，对产品生产档案实行集中统一管理，确保产品生产档案完整、准确、系统、安全，有利于对产品生产档案的开发利用。

第四条 学校对产品生产档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用产品生产档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 产品生产档案管理职责

第五条 科技产业集团是产品生产档案的形成和立卷部门，并专门成立档案分室对产品生产档案实行单独管理。档案馆为产品生产档案分室的业务指导单位。

第六条 档案馆负责对产品生产档案管理的业务指导、监督和检查。

第七条 产品生产档案分室由科技产业集团领导，其主要职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。

（二）遵照上级和学校有关规定，制定产品生产档案分室各项管理规章制度，加强对产品生产档案的科学管理。

（三）负责对产品生产档案形成的各单位实行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。

（四）负责产品生产档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

（五）负责对产品生产档案分室人员进行产品生产档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保产品生产档案安全。

（六）组织产品生产档案分室人员参加产品生产档案业务培训、学术和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高产品生产档案业务素质和管理水平。

第八条 产品生产档案分室专职或兼职档案员的主要工作职责：

（一）按附件2规定收集、积累、整理、保管产品生产档案。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷和保管，同时定期向校档案馆移交产品生产档案目录。

（三）提供产品生产档案的查询服务。

第三章 产品生产档案形成、立卷和归档

第九条 产品生产档案是产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，必须遵循自然形成规律并保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

第十条 归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等6个方面。归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料等。产品生产档案具体归档范围见附件2。

第十一条 不归档的文件材料有：未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；重份文件和重份图纸；无查考价值和临时性、事务性文件；未定稿的计划、制度；未生效的合同、协议书。

第十二条 产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。

第十三条 工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

第十四条 产品生产档案管理人员应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况，督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

第十五条 归档要求：

（一）产品生产档案具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，应具有法律效用。

（二）编制产品生产档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。

（三）归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家标准，图纸签字手续完备。

第十六条 归档时间：

（一）在产品定型鉴定（或验收）后两个月内，应完成立卷归档工作。在生产销售过程中产生的科技文字材料，由各有关部门按年度向档案管理部门移交。

（二）管理性材料，应在次年六月底前完成归档工作。

第十七条 归档手续：

（一）产品生产档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

（二）移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第十八条 组卷要求：

（一）产品生产档案要遵循材料的自然形成规律和有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。一般来说，产品生产档案按照项目组卷，每个产品项目按先文字材料、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。

（二）组卷前要详细检查文件和图纸是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的定型图纸应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。

（三）卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

（四）图纸折叠采用图面折向里方"手风琴风箱式"，标题栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

（五）卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

第四章 产品生产档案的保管与利用

第十九条 产品生产档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第二十条 产品生产档案库房应与档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第二十一条 按照附件2的规定，对超过保管期限的产品生产档案，由产品生产档案分室组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定。对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管科技产业和档案工作的校领导审批，登记造册后进行销毁。

第二十二条 产品生产档案的查借阅应根据产品生产档案分室档案查借阅管理制度执行。

第五章 附 则

第二十三条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十四条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

产品生产类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	总体方案设计材料	长 期
2	全套设计定型图纸	长 期
3	技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告	长 期
4	通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录	长 期
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复	长 期
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	长 期

CP12—1 销售管理

序号	类 目 名 称	保管期限
1	产品用户清册	长 期
2	产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录	长 期
3	用户反馈的产品技术文件材料	长 期
4	产品说明书、宣传品、广告样张	短 期
5	产品用户交验协议	短 期

CP12—2 产品计划准备阶段材料

序号	类 目 名 称	保管期限
1	任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文	长 期

CP12—3 产品生产设计（研制）阶段材料

序号	类 目 名 称	保管期限
1	总体方案设计材料	长 期
2	全套设计定型图纸	长 期
3	技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告	长 期
4	通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录	长 期
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复	长 期
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	长 期

CP12—4 产品生产试制与鉴定阶段材料

序号	类 目 名 称	保管期限
1	试验大纲、试验记录及实验工作总结	长 期
2	鉴定大纲、产品鉴定证书、产品说明书、产品合格证	长 期
3	试验规程和记录、样机底片、照片等	长 期
4	得奖材料、专利材料	长 期
5	论文、专著	长 期

CP12—5 产品生产阶段材料

序号	类 目 名 称	保管期限
1	生产任务及上级有关指示文件、生产方案计划	长 期
2	全套工艺定型图纸、技术条件说明书	长 期
3	工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分	长 期
	析和鉴定材料等全部工艺文件材料
4	材料定额和代用单、工时定额	短 期
5	生产定型报告及批复	长 期
6	重大质量事故分析，重要联席会议纪要	长 期
7	各种更改单及技术通知单	长 期
8	生产工作总结报告、技术工作总结报告	长 期

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发