川大馆〔2013〕5号

关于印发《四川大学仪器设备档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强学校仪器设备档案的管理，充分发仪器设备档案的作用，学校制定了《四川大学仪器设备档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学仪器设备档案管理实施细则（试行）

2.仪器设备类档案归档范围和保管期限表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学仪器设备档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校仪器设备档案的管理，充分发仪器设备档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校仪器设备管理工作和仪器设备档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的仪器设备档案，是指作为学校固定资产的仪器、设备，在购置、运行、管理、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、设备载体等历史记录和实物。

第三条 仪器设备档案是学校仪器设备管理工作的重要组成部分，是评价学校实验室及设备工作和档案工作的依据，对设备档案实行单独管理，确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全，有利于仪器设备档案开发利用。

第四条 学校对仪器设备档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用仪器设备档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 仪器设备档案管理职责

第五条 实验室及设备管理处为仪器设备档案的形成和立卷部门（以下简称立卷单位），并专门成立档案分室对仪器设备档案实行单独管理。档案馆为仪器设备档案分室的业务指导单位。

第六条 档案馆负责对学校仪器设备档案管理的业务指导、监督和检查。

第七条 仪器设备档案分室由实验室及设备管理处领导，其主要职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。

（二）遵照上级和学校有关规定，制定仪器设备档案分室各项管理规章制度，加强对仪器设备档案的科学管理。

（三）负责对仪器设备档案形成的各单位进行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。

（四）负责仪器设备档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

（五）负责对仪器设备档案分室人员进行仪器设备档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保仪器设备档案安全。

（六）组织仪器设备档案分室人员参加仪器设备档案业务培训、学术和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高仪器设备档案业务素质和管理水平。

第八条 仪器设备档案分室专职或兼职档案员的主要工作职责：

（一）按附件2规定收集、积累和整理仪器设备档案。

（二）参加重大设备的开箱验收，监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。

（三）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷和保管，同时定期向学校档案馆移交仪器设备档案目录。

（四）提供仪器设备档案的查询服务。

第九条 设备使用单位要认真做好设备文件材料的形成、积累、管理工作；科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

第三章 仪器设备档案的形成、立卷和归档

第十条 仪器设备档案归档范围包括设备管理文件和设备项目，具体内容见附件2。

第十一条 仪器设备档案的立卷要求：

（一）组卷要求。

1.实验室及设备管理处应对照仪器设备档案归档范围，检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份(不超过50个汉字)。题名一般由责任者(不得简称本校)、内容、名称(文种)构成。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料，包括申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排列。做到文字材料在前，图表在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复批示在前，请示报告在后。

4.各案卷的卷内文件目录和案卷目录由立卷单位档案人员通过四川大学档案管理信息系统制作，档号由档案馆提供。

（二）质量要求。

1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件必须用黑、蓝黑墨水钢笔书写，做到字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定,顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

5.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人(审核人)：由立卷单位分管领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

第十二条 仪器设备档案归档要求：

（一）内容要求。

1.具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

2.对纸质和非纸质仪器设备档案材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）执行。设备文件中的非纸质载体材料,除密不可分外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

（二）归档时间。

实验室及设备管理处在次年六月底前向仪器设备档案分室归档，同时仪器设备档案分室向学校档案馆送交当年仪器设备档

案归档目录。

（三）归档手续。

1.归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 仪器设备档案的保管与利用

第十三条 仪器设备档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第十四条 仪器设备档案库房应与档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第十五条 按照附件2的规定，对超过保管期限的仪器设备档案，由仪器设备档案分室组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管仪器设备工作和档案工作的校领导审批后，登记造册后进行销毁。

第十六条 学校仪器设备档案的查借阅应根据学校仪器设备档案分室档案查借阅管理制度执行。

第五章 附 则

第十七条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十八条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件	长 期
2	本校仪器、设备管理的规章制度	长 期
3	设备工作计划、报告、总结、调查材料	长 期
4	本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	长 期
5	本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复	长 期
6	本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料	长 期

SB12 仪器设备项目

序号	类 目 名 称	保管期限
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	长 期
2	上级或主管领导批复和准购批示	长 期
3	定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等	长 期
4	进口设备过程中有关的技术商务文件	长 期
5	开箱记录及装箱单	长 期
6	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单	长 期
7	验收报告及文件材料	长 期
8	索赔来往函件及结果文件	长 期
9	设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
10	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发