川大馆〔2013〕4号

关于印发《四川大学基本建设档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强学校基本建设档案的管理，充分发挥基本建设档案的作用，学校制定了《四川大学基本建设档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学基本建设档案管理实施细则（试行）

2.基本建设类档案归档范围和保管期限表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学基本建设档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校基本建设档案的管理，充分发挥基本建设档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发〔2008〕45号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校基建工作和基本建设档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 基本建设档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。

第三条 基本建设档案工作是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建工作和档案工作的依据，必须对基本建设档案实行集中统一管理，确保基本建设档案完整、准确、系统、安全，有利于基本建设档案的开发利用。

第四条 学校对学校基本建设档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用基本建设档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 基本建设档案管理职责

第五条 学校基本建设（含改建、扩建和维修）项目管理单位为基本建设档案的形成和立卷部门，应严格要求基本建设（含改建、扩建和维修）项目施工单位提供基本建设档案。档案馆为学校基本建设档案组织协调和集中管理部门。

第六条 档案馆负责对学校基本建设档案的组织协调，对规划建设处、国有资产管理处、后勤管理处、后勤集团、科技产业集团、川大房地产公司等部门进行档案管理业务指导，具体负责基本建设档案的集中管理工作。其主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定基本建设档案管理规章制度。

（二）对基本建设档案工作进行监督、指导和检查执行情况。

（三）接收、保管基本建设档案，并提供利用。

（四）派员参加学校新建重大基建项目的竣工验收。

第七条 规划建设处负责学校新建工程项目基本建设档案以及学校总体规划图、设计总平面图、总平面图和水、电、气管道及通讯线路分布图等档案材料的收集、整理和归档工作。规划建设处在学校重大基建项目竣工验收时，应及时通知档案馆派员参加工程项目的竣工验收。

第八条 国有资产管理处负责对其管理的学校公房改建、扩建、维修等工程项目的立项、实施、监督和验收，对其形成的建设项目档案材料进行收集、整理、立卷和归档。

第九条 后勤管理处负责对其管理的学校公共基础设施、后勤设施、非售房区等改建、维修、扩建等工程项目的立项、实施、监督和验收，对其形成的建设项目档案材料收集、整理、立卷和归档。

第十条 后勤集团、科技产业集团、川大房地产公司等部门对其负责的改建、扩建、维修等工程项目的立项、实施、监督和验收，对其形成的建设项目档案材料收集、整理、立卷和归档。

第十一条 由学校授权的其他特殊基建项目和改建、扩建、维修等工程项目，由授权承办单位负责档案材料的收集、整理、立卷和归档工作。

第十二条 规划建设处、国有资产管理处、后勤管理处、后勤集团、科技产业集团、川大房地产公司等部门各确定一名负责人分管基本建设档案工作，并配备与基本建设档案工作相适应的专、兼职档案人员。

第十三条 规划建设处、国有资产管理处、后勤管理处、后勤集团、科技产业集团、川大房地产公司等部门专、兼职档案员的主要工作职责：

（一）按附件2负责收集、积累、整理本部门形成的基本建设档案。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交基本建设档案。

第三章 基本建设档案的形成、立卷和归档

第十四条 基本建设档案归档范围包括基建文件、施工技术文件、竣工图三部分，具体内容见附件2。确保基本建设档案材料准确、系统、完整地形成和归档是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。

第十五条 基本建设项目的建设要与档案工作实行"三同步"管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程、检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）。基建项目管理部门应在每次工程概算总投资额中预留一定比例的保证金，待工程质量验收和应归档案材料归齐后才予以拨付。

第十六条 基建项目实行总承包给施工单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基本建设档案材料，交总承包单位汇总、整理，形成该项目基本建设档案材料。竣工时，由总承包单位向学校该项目建设管理部门提交准确、系统、完整的基本建设档案材料。该项目建设管理部门按基本建设档案归档要求收集、整理，立卷后移交档案馆归档。

第十七条 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基本建设档案材料，交学校该项目建设管理部门汇总、整理。该项目建设管理部门按基本建设档案归档要求立卷后移交档案馆归档。

第十八条 规划建设处、国有资产管理处、后勤管理处、后勤集团、科技产业集团、川大房地产公司等部门形成的基建文件材料，由其专、兼职档案员积累、整理、立卷和归档。

第十九条 附件2中"JJ11综合"所列归档范围由规划建设处兼职档案员收集、整理、立卷和归档。

第二十条 由学校授权的特殊基建项目，授权承办单位也应按照附件2的要求对本部门形成的基本建设档案进行汇集、整理，立卷后移交档案馆归档。

第二十一条 对重大建设项目档案的形成、立卷和归档应按照《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发〔2006〕2号）执行。

第二十二条 基本建设档案立卷要求：

（一）组卷要求。

1. 基本建设档案立卷部门应对照归档范围，检查基建项目文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2. 基建工程按项目组卷。如有若干卷，可将工程管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷，列在各卷之首;其余可按工程阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。

3.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份（不超过50个汉字）。题名一般由责任者（不得简称本校）、内容、名称（文种）构成。

4. 基建综合类文件材料的组卷，可根据文件的数量和问题，组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列，批复、批示在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，原件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件的自然形成和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。

5. 各案卷的卷内文件目录和案卷目录由立卷部门工作人员通过四川大学档案管理信息系统制作，档号由档案馆提供。

（二）质量要求。

1.组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定,顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.图纸折叠采用图面折向里方"手风琴风箱式"，标题栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

4.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在在左下角。背面图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

5.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

6.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人（审核人）：由部门领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

第二十三条 基本建设档案归档要求:

（一）内容要求。

1.工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

2.编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和圆珠笔。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。

3.各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。

4.凡基建项目（含改建、扩建、维修等工程项目）产生的电子档案，按要求一并归挡。

（二）归档时间。

1.竣工档案在工程验收合格和工程项目决算完毕后两个月内向档案馆归档。

2.按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后两个月内向档案馆移交。

3.凡属附件2中"JJ11综合"范围的文件材料，应在每年六月前向档案馆归档。

（三）归档手续。

1.基本建设档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 基本建设档案的保管与利用

第二十四条 基本建设档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第二十五条 基本建设档案库房应与基本建设档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第二十六条 根据附件2的规定，对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的基本建设档案经分管基建工作和档案工作的校领导共同审批后，登记造册后进行销毁。

第二十七条 基本建设档案原则上只对校内单位开放，查阅基本建设档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。基本建设档案一般不外借。校内各部门因工作原因外借基本建设档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人、国资部门负责人签字盖章后办理外借手续。借阅人员要爱护档案资料，不得毁坏和涂描，保持基本建设档案原存排列顺序。

第五章 附 则

第二十八条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十九条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关基本建设工作的文件	长 期
2	基本建设工作规章制度	长 期
3	基本建设工作计划、总结、简报	长 期
4	基本建设工作总体规划	永 久
5	基本建设工作年度（季度）总结、统计报表	长 期
6	基本建设工程财务预、决算	永 久
7	全校性总体规划、设计总平面图	永 久
8	水、电、气管道分布图	永 久
9	地质勘探、地形测量材料	永 久

JJ12—1 可行性研究

JJ12—2 设计基础

序号	类 目 名 称	保管期限
1	项目建议书及上级批复	永 久
2	可行性研究报告	永 久
3	项目评估	永 久
4	环境预测、调查报告	永 久
5	设计任务书及计划任务书	永 久

序号	类 目 名 称	保管期限
1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明	永 久
2	地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	永 久
3	水文、气象、地震等其它设计基础材料	永 久

JJ12—3 设计文件

序号	类 目 名 称	保管期限
1	初步设计	永 久
2	技术设计	永 久
3	施工图设计	短 期
4	技术秘密材料、专利文件	永 久
5	设计计算书	长 期
6	关键技术实验	永 久
7	总体规划设计	永 久
8	设计评价、鉴定及审批	长 期

JJ12—4 工程管理文件

序号	类 目 名 称	保管期限
1	征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书	永 久
2	承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件	永 久
3	施工执照	永 久
4	环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书	永 久
5	产权证书	永 久

JJ12—5 工程管理文件

序号	类 目 名 称	保管期限
1	土地施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	短 期
	（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	长 期
	（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定	长 期
	（4）建筑材料实验报告	长 期
	（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批	永 久
	（6）土建施工定位测量地质勘察	永 久
	（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图	永 久
	（8）隐蔽工程验收记录	永 久
	（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告	永 久
	（10）分项、分单位工程抽量检查、评定	长 期
	（11）交工验收记录证明	长 期
	（12）竣工报告、竣工验收报告	永 久
2	设备及管线安装施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	短 期
	（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长 期
	（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	长 期
	（4）隐蔽工程检查验收记录	长 期
	（5）强度、密闭性试验报告	长 期
	（6）设备调试记录	短 期
	（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	长 期
	（8）系统调试、实验记录	长 期
	（9）管线清洗、通水、清毒记录	短 期
	（10）管线标高位置、坡度测量记录	长 期
	（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定	长 期
	（12）竣工报告、竣工验收报告	长 期
3	电气、仪表安装施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审	短 期
	（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长 期
	（3）调试、整定记录	长 期
	（4）性能测试和校核	长 期
	（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告	长 期
	（6）操作、联动试验	短 期
	（7）电气装置交接记录	短 期
	（8）中间交工验收记录、工程质量评定	长 期
	（9）竣工报告、竣工验收报告	长 期

JJ12—6 竣工验收

序号	类 目 名 称	保管期限
1	竣工验收报告	永 久
2	全部竣工图纸	永 久
3	质量评审材料	永 久
4	工程现场声像材料	永 久
5	竣工验收会议决议文件	永 久

JJ12—7 基建财务、器材管理

序号	类 目 名 称	保管期限
1	财务计划、年度计划	短 期
2	工程概算、预算、决算	永 久
3	主要材料消耗、器材管理	短 期
4	交付使用的固定资产	永 久

JJ12—8 生产技术准备、试生产

序号	类 目 名 称	保管期限
1	技术准备计划	短 期
2	试生产管理、技术责任制	长 期
3	试车方案、产品技术参数、性能、图纸	短 期
4	设备试车、验收、运转、维护记录	长 期
5	安全操作规程、事故分析报告	长 期
6	技术培训材料	短 期
7	工业卫生、劳动保护材料	长 期

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发