川大馆〔2013〕10号

关于印发《四川大学著名校友档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为加强四川大学著名校友档案的收集、管理和利用工作，学校制定了《四川大学著名校友档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学著名校友档案管理实施细则（试行）

2.查阅著名校友档案审批表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学著名校友档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强四川大学著名校友档案的收集、管理和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的四川大学著名校友，是指现在四川大学工作或曾经在校工作学习过的，在某一学科领域有突出成就的、国内外知名的专家学者，在国内外有重要影响的政治家、科学家、教育家和其他有突出贡献的社会著名人士。主要包括：

（一）中国科学院院士、中国工程院院士。

（二）人文社会科学和自然科学杰出教授。

（三）在国内外有重要影响的政治家、教育家、科学家等。

（四）历任校领导。

（五）对国家和社会做出突出贡献、在国内外有重要影响的其他著名人士。

第三条 本实施细则所称的著名校友档案是指该校友在工作、学习、科研及其他活动过程中形成的、能够记载和反映他们生平历史、学术水平、社会贡献等不同类型和载体形式的各种材料所组成的档案整体。著名校友档案的内容应该以能够全面、客观地反应该校友的真实历史、突出成就和贡献为基本要求。

第四条 档案馆负责著名校友档案的收集、整理、保管、利用和编研等工作，建立学校著名校友档案目录，集中统一管理学校著名校友档案。

第二章 档案收集

第五条 著名校友档案收集范围：

（一）反映著名校友生平经历及其主要活动材料，如履历表、自传、回忆录、口述历史材料等。

（二）反映著名校友科研成就及所获荣誉的材料，如著作、研究成果、论文、发明专利材料、手稿、书稿、获奖证书、奖状奖品等。

（三）反映著名校友职务活动和社会活动的重要材料，如文章、报告、演讲稿、题词、新闻报道等。

（四）社会及学校、单位对著名校友研究、评价材料，如纪念性、回忆性材料，研究介绍材料，人物传记等。

（五）反映著名校友活动的照片、录像带、录音带、磁带、光盘等各种载体形式的档案材料。

（六）与著名校友有直接关系的材料，如书信，各类证书（学生证、工作证、毕业证、学位证等），著名校友使用过的实物等。

（七）其他与著名校友有关且具有收藏价值的材料。

第六条 档案馆采取以下方式收集著名校友档案：

（一）依据档案管理相关法律法规向有关单位和个人征集、收集著名校友档案。

（二）学校有关单位和个人根据国家规定，向档案馆移交有关著名校友档案。

（三）档案馆接受档案所有人捐赠、寄存或出售档案。

（四）复制其他档案馆及图书馆、博物馆等保管的著名校友档案或交换档案目录。

（五）收购、复制或交换流散在外的著名校友档案。

（六）档案馆与档案所有人协商的其他收集方式。

第七条 对个人档案保存在档案馆的著名校友，应依据《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等规定加强向有关部门、单位及个人征集各类档案材料，补充完善其个人档案。对个人档案未保存在档案馆的著名校友，依据《干部人事档案材料收集归档规定》《普通高等学校档案管理办法》等规定收集著名校友各方面的、有收藏价值的档案材料。

第八条 档案馆接收著名校友档案，要按规定与移交人办理档案交接手续，填制交接清单，一式二份，由交接双方签字、盖章，各执一份。

第九条 著名校友档案所有人或单位向档案馆捐赠档案的，捐赠所有人或单位要签署捐赠书，档案馆向其颁发捐赠证书。

第十条 著名校友档案所有人或单位向档案馆寄存著名校友档案的，档案馆应与其签订寄存协议，并出具寄存证书。

第十一条 著名校友档案所有人或单位向档案馆出售著名校友档案的，档案馆应与其签订购买协议。

第十二条 通过复制收集的著名校友档案，应加盖著名校友档案保管单位的公章。

第十三条 对通过以上方式收集和征集进馆的著名校友档案，学校档案馆应按《中华人民共和国档案法》规定，与有关单位或个人签订档案归属权和使用权协议。

第三章 档案整理

第十四条 遵循著名校友档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映著名校友工作和学习等活动过程，便于保管和利用。

第十五条 以著名校友个体为单位进行整理、组卷，按照一人一号，打印案卷目录和卷内目录，建立四川大学著名校友档案专库。

第十六条 对个人人事档案保存在档案馆的著名校友，按照干部档案相关管理办法进行分类整理和立卷。对个人人事档案未保存在档案馆的著名校友，参照相关管理办法，进行组卷。对反映著名校友突出成就、重要活动、科研成果等的相关档案材料及声像、实物类档案，可相对集中管理。

第十七条 对不同载体类型的档案材料，应按国家相关标准和规范进行整理、编目和编号。

第四章 档案保管

第十八条 档案馆是著名校友档案保管的中心，对个人人事档案保存在档案馆的著名校友和对个人人事档案未保存在档案馆的著名校友实行分区保管。

第十九条 按照国家相关档案库房管理规定管理著名校友档案库房，要制定科学的管理制度，配备相应的必要设施，并采用现代信息技术手段，对著名校友档案进行必要的复印、扫描、备份，妥善保管著名校友档案，确保档案的齐全、完整和安全。

第二十条 建立著名校友档案统计制度，内容主要包括著名校友简介、档案内容及整理说明、历次收集档案的交接凭据和目录清单、档案保管状况、调阅利用等情况的登记和统计记录。

第二十一条 定期检查著名校友档案的保存情况，消除安全隐患，发现问题要及时采取相应手段进行处理。

第二十二条 根据著名校友档案管理和利用的需要，编制著名校友档案检索工具，并建立相应数据库。

第五章 档案的利用

第二十三条 档案馆按照有关法律和规定，提供著名校友档案利用。对寄存在档案馆的著名校友档案利用，还应征求档案所有者的意见。

第二十四条 因工作需要查阅和借用著名校友档案，须遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写附件2，按照查阅教职工人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料、介绍信查阅著名校友档案。

（二）档案馆根据规定，确定是否提供和提供材料的范围。

（三）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

（四）重要、珍贵的著名校友档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆领导批准。

（五）著名校友档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，并经过档案馆领导批准，严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（六）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自以各种方式复制档案内容。确实因工作需要的，必须请示档案馆领导审查批准后才能复制。

第二十五条 档案馆提供著名校友档案利用时，要严格按照档案利用规定，做好著名校友档案查阅利用者的管理工作，确保著名校友档案的完整与安全。

第二十六条 档案移交、捐赠单位或个人有权了解、参与著名校友档案的整理、保管和利用，享有优先利用权。对寄存在档案馆的著名校友档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十七条 档案馆应当积极开展著名校友档案的编研工作，如编写著名校友人物简传等。

第二十八条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站等），积极开展著名校友档案宣传工作，积极发挥著名校友档案在学校建设与发展中的作用。

第二十九条 学校提供必要的经费，为档案馆配置著名校友档案管理现代化、信息化所需的设备设施，确保工作的顺利开展。

第六章 附 则

第三十条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第三十一条 本实施细则自公布之日起试行。

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发

川大馆〔2013〕10号附件2

查阅著名校友档案审批表

编号：

内容 项目	姓名	单位与职务	政治面貌
被查阅人
查阅人
查阅理由
所在单位 签署意见	负责人签字： 查阅单位（盖章） 年 月 日
学校人事处／组织部 审批意见	负责人签字： 审批单位（盖章） 年 月 日
备 注