川大馆〔2013〕17号

关于印发《四川大学教学档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各单位：

为进一步加强学校教学档案的管理，充分发挥教学档案的作用，学校制定了《四川大学教学档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学教学档案管理实施细则（试行）

2.教学档案分类归档范围和保管期限表

四川大学

2013年10月8日

附件1

四川大学教学档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校教学档案的管理，充分发挥教学档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等法律、法规和文件精神，结合学校教学工作和教学档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的教学档案，是指学校在教学实践活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 教学档案工作是学校教学及管理工作的重要组成部分，是评价教学工作和档案工作的依椐，必须对教学档案实行集中统一管理，确保学校教学档案完整、准确、系统和安全，有利于教学档案开发利用。

第四条 学校对全校教学档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用教学档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 教学档案管理职责

第五条 教务处、研究生院、招生就业处、"985工程"和学科建设办公室、实验室及设备管理处、学生工作部、学院、成人教育学院（职业教育学院、继续教育学院）、网络教育学院、出国留学人员培训部（出国留学预备学院）和全国干部教育培训基地等是学校教学档案的形成和立卷部门（以下简称立卷单位），档案馆为学校教学档案管理组织协调和集中管理部门。

第六条 档案馆负责对学校教学档案的组织协调，对立卷单位进行档案管理业务指导，具体负责学校教学档案的集中管理工作。其主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家档案工作的有关法令、政策和规定，制定教学档案管理规章制度。

（二）对教学档案工作进行监督、指导和检查执行情况。

（三）接收、保管教学档案，并提供利用。

第七条 立卷单位负责教学档案的形成、立卷和归档。其主

要职责：

（一）按附件2规定收集、积累、整理本部门形成的教学档案。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交教学档案。

第三章 教学档案的形成、立卷和归档

第八条 教学档案的分类归档内容和要求：

（一）教学档案归档的主要内容包括：综合管理、学科与实验室建设、专业设置、招生状况、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材建设等。具体归档内容详见附件2。

（二）学校教学管理部门新规定归档的教学档案材料。

（三）归档的教学档案材料，必须对学校教学工作现时与长远具有参考价值和凭证作用。

（四）归档的教学文件材料应反映学校教学管理、教学实践活动的全过程，保证其准确、完整、系统。

第九条 各立卷单位归档内容：

（一）教务处负责本科教学档案立卷、归档，具体归档范围包括：

1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。

2.综合性教学文件材料：包括学校制定的本科教学各种教学制度、办法、规定、条例及教学工作的各种统计表。

3.本科学生学籍管理材料：包括学生学籍成绩表、在校学生名册、学生学籍变更材料、本科（含专业和第二专业）毕业生名册、已授学位证书登记表等。其中学生学籍成绩表由教务处负责组织各学院和教学单位向档案馆移交归档。联合培养学生在国外学习期间的成绩表原件应在学生毕业后随本校学习成绩一并归入普通档案。

4.教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结，本科教学评估工作材料。

（二）研究生院负责研究生教学档案立卷、归档，具体归档范围包括：

1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。

2.综合性教学文件材料：包括学校制定的有关研究生教育教学各种规章制度、办法、规定、条例及教学工作的各种统计表。

3.研究生学籍管理材料：包括招生名册、在校研究生名册、研究生学籍成绩表、研究生学籍变更的材料、毕业生名册、已发学位证书登记表、研究生学位材料。

4.研究生教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结及博士、硕士授位点申报等学科建设方面的材料。

（三）"985工程"和学科建设办公室负责学校研究生教育学科建设类教学档案立卷、归档，具体归档范围包括：

1.上级有关学科建设的文件。

2.学科、专业建设论证、评估、申报、审批材料。

3.重点学科、专业建设材料。

4.学科、专业建设计划、简报、总结材料。

5.学科、专业建设统计报表。

（四）招生就业处主要负责招生和学生毕、就业档案立卷、归档，具体归档范围包括：

1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。

2.招生工作的材料，包括本科生及研究生招生计划、简章、专业介绍、录取新生名册、代培计划、合同、招生工作总结等。

3.毕业生毕业、就业材料，就业报告、工作总结等。

（五）实验室及设备管理处负责学校实验室建设类教学档案立卷、归档，具体归档范围包括：

1.上级有关学科与实验室建设的文件。

2.实验室建设论证、评估、申报、审批材料。

3.重点实验室建设材料。

4.实验室建设计划、简报、总结材料。

5.实验室建设统计报表。

（六）学生工作部及团委主要负责校级以上学生奖惩、学生活动等方面的材料的立卷、归档。除归学生个人档案外还要备份的教学档案材料，在立卷后向档案馆移交归档。

（七）各学院应按教务处、研究生院教学档案归档要求定期向档案馆移交各类教学档案，并按附件2的管理规定和要求保管和销毁由各学院存留保管的教学档案。

（八）成人教育学院、网络教育学院等非全日制普通高等教育办学实体负责各自教育类别的招生计划、招生名册、学生学籍成绩表、毕业生名册等材料立卷后向档案馆移交归档。

（九）各级各类学生学籍成绩表应贴有学生照片，使档案完整。

（十）外国留学生及港、澳、台学生的学籍成绩表由各学院（研究所）随全日制本科生、研究生成绩一并归档。

（十一）出国留学人员培训部（出国留学预备学院）和全国干部教育培训基地等校级培训机构负责各自的培训人员名册等材料立卷后向档案馆移交归档。

第十条 教学档案的收集：

教学文件材料的收集必须保证其完整性和系统性。各教学管理部门和教学单位的专、兼职档案人员，按照教学文件材料归档范围做好文件材料的收集工作。按照教学档案案卷类目分类并按材料形成的时间顺序排列分别积累，并进行立卷。

第十一条 教学档案的立卷：

（一）各教学管理部门和教学单位的专、兼职档案人员负责各类教学文件材料的分类、整理、编页号（件号）、编目。

（二）将具有共同点和联系密切的文件材料组合成一个类别案卷。

第十二条 教学档案的立卷要求：

（一）必须遵循教学档案形成的自然规律，要保持教学档案文件材料的有机联系，便于查找和利用。

（二）教学档案文件材料的种类、份数以及每份文件材料的页数均应准确、完整、系统。已破损的文件材料应予以修整，字迹模糊或易褪变色的文件材料应予以复制，应去掉文件上的金属物。

（三）教学档案文件材料按年度组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年立卷。

（四）案卷分类清楚，卷内材料排列有序。按卷内文件材料的重要程度或时间顺序排列。批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后的要求排列。

（五）按排列顺序依次编写件号和页号。每份文件材料要在第一页的右上角编写件号，在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号。

（六）使用学校档案馆档案管理软件系统著录，打印案卷封皮、案卷目录、卷内文件目录。

1.实体分类要与案卷实体分类一致；案卷号，即案卷的顺序号，要与归档的案卷号相一致。

2.件号即卷内文件材料的排列顺序号，应与卷内文件材料的序号一致。

3.文号即文件制作机关的发文号，要与卷内文件的发文号要一致；责任者，即文件的形成机关，与案卷要一致。

4.题名即文件标题，要照实抄录，不能简略，要与案卷上的文件标题一致。

5.日期即文件材料的形成时间。文件材料的保管期限以及其他方面的内容著录打印时要相互一致。

6.卷内文件材料的说明。若卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，要逐项填写在备考表内；若无情况说明，要在备考表内填写"无"字样。

7.归档的文件材料每卷不得超过200页，厚度2cm为宜；对问题单一、文件较少者，可将相近的几个文件材料合为一卷；对不便合并的文件材料，也可按不同内容分别组成薄卷。

第十三条 教学档案的归档时间：

教学档案的归档一年度一次。各教学管理部门和教学单位在每年6月底以前，将前一年办理完毕的、已分类立卷的教学档案向档案馆移交归档。

第十四条 教学档案的移交和接收：

（一）移交教学档案时，交接人双方必须当面进行检查、清点、验收。档案馆有关人员要按照相关规定进行审卷。审卷不符合要求的，立卷人必须按规定进行补充和调整。

（二）移交时接收人要认真检查归档的教学档案文件材料是否符合归档要求，是否齐全完整；排列、书写等是否符合规定，标题是否准确，案卷封面、卷内目录是否有错误之处；备考表内立卷人是否签字。凡不符合要求的，不予接收，并限期改正后补交。

（三）移交时需备有档案移交目录一式两份。双方履行清点签字盖章手续后，方可办理交接。

第四章 教学档案的保管和利用

第十五条 档案馆设专门的教学档案库房，库房应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，有相应的库房管理及借、查阅制度。

第十六条 根据附件2的规定，档案馆负责对超过保管期限的教学档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的教学档案经分管教学工作和档案工作的校领导共同审批后，登记造册后进行销毁。

第十七条 学校属开放范围的教学档案可对单位及个人开放，查阅教学档案应遵循下列规定：

（一）凡持有效身份证件和单位介绍信的单位或个人，经登记可在馆内查阅属开放范围的教学档案，并可摘录和复制。

（二）港澳、台湾和海外同胞要求利用开放范围的教学档案，须经有关主管部门介绍。

（三）外国机关、教育机构和个人要求利用开放范围的教学档案，应按国家有关规定办理。

（四）利用者要求复制开放范围的教学档案，由档案馆负责办理，并按规定收取相关费用。

第十八条 教学档案一般不外借，校内各部门因工作原因需外借教学档案时，须持本人有效身份证件和单位介绍信，经分管该部门工作的校领导、该部门负责人、教学管理部门负责人签字盖章后办理外借手续。借阅人员要爱护档案资料，不得毁坏和涂描，保持教学档案原存排列顺序。

第五章 附 则

第十九条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十条 本实施细则自公布之日起施行。

附件2

教学档案分类归档范围和保管期限表

JX11 综合

立卷单位：教务处、研究生院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级下达的有关教学工作的文件材料	长 期
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永 久
3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	长 期
4	教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	长 期
5	非学历教育的培训班、进修班材料	永 久
6	统计报表	永 久
7	学生运动会材料	长 期

JX12 学科与实验室建设

立卷单位："985工程"和学科建设办公室、实验室及设备管理处

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长 期
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永 久
3	重点学科、专业、实验室建设材料	永 久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	长 期
5	学科、专业、实验室建设统计报表	永 久

JX13 招生

立卷单位：研究生院、招生就业处

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关招生工作的文件材料	长 期
2	招生计划、规定、生源计划	长 期
3	新生录取材料及新生名单	长 期
4	委培、代培、自费生计划、合同及名单	长 期
5	招生宣传、招生工作总结	短 期
6	研究生入学试题及指导教师名册	长 期

JX14 学籍管理

立卷单位：教务处、研究生院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	新生入学登记表	永 久
2	学生学籍卡片	永 久
3	学生成绩总册	永 久
4	在校学生名册	永 久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	长 期
6	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	长 期
7	学生处分材料	长 期

JX15 课堂教学与教学实践

立卷单位：教务处、研究生院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	各专业教学计划、教学大纲	永 久
2	课程建设要求及安排、校历表、课表	长 期
3	各学院专业课程试题库	长 期
4	典型教案、重要备课记录	长 期
5	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料	短 期
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	短 期

JX16 学位

立卷单位：研究生院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关学位工作文件材料	长 期
2	本校学位评定条例、办法及计划、总结	长 期
3	学位委员会会议记录、决定	长 期
4	学位委员会授予各层次学位清册	永 久
5	博士、硕士研究生学位论文及评审材料	长 期

JX17 毕业生

立卷单位：招生就业处

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关毕业分配的文件材料	长 期
2	毕业生工作计划、简报、总结	长 期
3	毕业生供需统计、计划、合同	长 期
4	毕业生正式分配方案及调配派遣名册	永 久
5	毕业证、派遣证存根领取签收册	长 期
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长 期

JX18 教材

立卷单位：教务处、研究生院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	自编、主编教材	长 期
2	各学院各专业使用教材目录	长 期
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	长 期
4	其他有保存价值的自编参考资料	短 期

JX19 成人教育、网络教育

立卷单位：成人教育学院（职业教育学院、继续教育学院）、网

络教育学院

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级下达的有关非全日制教育招生、教学工作的文件材料	长 期
2	非全日制教育教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永 久
3	招生计划、规定、生源计划	长 期
4	新生录取名册	永 久
5	学生成绩卡片	永 久
6	毕业证、学位证发放名册	永 久

JX20 海外教育（非学历教育）、出国留学人员培训、

全国干部教育培训等

立卷单位：海外教育学院、出国留学人员培训部（出国留学预

备学院）、全国干部教育培训基地等

序号	类 目 名 称	保管期限
1	学生名册	长 期

四川大学校长办公室 主动公开 2013年10月8日印发