川大馆〔2013〕11号

关于印发《四川大学声像档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为进一步加强声像档案的管理，充分发挥声像档案的作用，学校制定了《四川大学声像档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学声像档案管理实施细则（试行）

2.声像类档案归档范围和保管期限表

3.声像档案二级类目代号简表

四川大学

2013年7月15日

附件1

四川大学声像档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强声像档案的管理，充分发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》（国档联发〔1986〕7号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校声像工作和声像档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的声像档案，是指主要以磁性、感光材料和数字化材料为载体，以音像为主要反映方式，是学校在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的，具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等专门声像载体、数字化载体及其相配套的文字材料的历史记录。

第三条 声像档案工作是学校教学、科研、管理等工作的重要组成部分，是评估学校工作和档案工作的依据，对声像档案实行集中和单独管理相结合，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，有利于声像档案的保存和利用。

第四条 学校对声像档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用声像档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 声像档案管理职责

第五条 校内各单位为声像档案的形成和立卷部门（以下简称立卷单位），其中现代教育技术中心专门成立声像档案分室（以下简称声像档案分室），对教学声像档案实行单独管理。档案馆为其他声像档案的集中管理部门，同时也是声像档案分室的业务指导单位。

第六条 档案馆负责对声像档案管理的业务指导、监督和检查，其主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定声像档案管理规章制度。

（二）对声像档案工作进行监督、指导和检查。

（三）接收、保管除教学声像档案之外的声像档案。

（四）提供所管理的声像档案查询服务。

第七条 声像档案分室由现代教育技术中心领导，其主要职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。

（二）遵照上级和学校有关规定，结合本单位具体情况制定声像档案分室各项规章管理制度，加强对声像档案的科学管理。

（三）负责对声像档案形成的立卷单位实行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。

（四）负责教学声像档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

（五）负责对本单位档案人员进行声像档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保学校声像档案安全。

（六）积极组织本分室档案人员参加声像档案业务培训、声像档案学术和信息交流活动，开展声像档案理论和实践的研究，不断提高声像档案业务素质和管理水平。

（七）每年六月份按规定向档案馆移交声像档案目录。

第八条 立卷单位专职或兼职档案员的主要工作职责：

（一）按附件2的规定，负责收集、积累、整理本部门形成的文件材料。

（二）按《四川大学档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定立卷，并按档案管理权限向档案馆移交档案。

第三章 声像档案的形成、立卷和归档

第九条 声像档案归档范围包括重要活动、教学、科研及示范推广、参观视察、校园建设、外事往来、专家教授、军训及文体活动和其他等9个方面，具体内容见附件2。

第十条 声像档案立卷质量要求：

（一）组卷前要详细检查声像载体材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

（二）卷内文字材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

（三）卷内文字材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

（四）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

（五）填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）：

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2．立卷人：由组卷者签名。

3．检查人（审核人）：由部门领导审核签名。

4．立卷时间：填写立卷年、月、日。

第十一条 声像档案归档要求：

（一）声像档案的材料要完整、准确、配套、系统，声音、画面清楚，载体未磨损、划伤，保证声像档案的归档质量。

（二）归档的数码照片，必须是原始版，不能进行技术修改；选用只读光盘作为存储载体。

（三）照片与底片必须影像一致，同时归档，并附有文字说明，包括：时间、地点、对档案产生背景情况及人物说明和作者等。其他载体形式声像档案也要附以文字说明。

（四）声像制品的装具一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（五）声像档案材料采取随时归档的办法，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理，并附上文字说明，于形成后一个月内向档案馆（或档案分室）移交，移交声像档案时应填写档案移交登记表和案卷目录。

第十二条 声像档案归档手续：

（一）声像档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

（二）移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 声像档案的保管与利用

第十三条 保管声像档案应设置专用库房和装具，做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防磁、防潮、防高温、防有害气体等。

第十四条 声像档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45%—60%；存放底片的温度应为13℃—15℃，相对湿度为35%—45%。库房内昼夜温差不大于±3℃，湿度变化不大于±5%。磁性载体档案与磁场源之间的距离不得小于76mm。

第十五条 声像档案库房应与声像档案管理人员的办公用房、阅览室分开设置，应远离可能形成磁场的电器设备、设施。

第十六条 要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次。

第十七条 声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。

第十八条 永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。

第十九条 声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。

第二十条 声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和编辑。

第二十一条 按照附件2的规定，对超过保管期限的声像项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的声像档案经分管档案工作的校领导审批同意，登记造册后严格按有关规定进行销毁。

第二十二条 声像档案原则上只对校内单位开放，查阅声像档案须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。声像档案一般不外借。校内各部门因工作原因外借声像档案时，须持本人身份证、工作证、单位介绍信，经分管该部门工作的校领导签字同意后，由档案馆负责翻印或翻录。

第五章 附 则

第二十三条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十四条 本实施细则自公布之日起执行。

附件2

声像类档案归档范围和保管期限表

一、重要活动

序号	类 目 名 称	保管期限
1	校领导在任期间工作、出访、接待、重要会议等	长 期
2	学校历届党、政、工、团、学重大会议开幕、闭幕、会议发言、讨论等	长 期
3	校庆、重大纪念日等庆祝活动以及开学、毕业典礼等	长 期
4	民主党派及侨联组织的重大活动等	长 期

二、教 学

序号	类 目 名 称	保管期限
1	研究生、本科生论文答辩、毕业合影、学位授予、社会实践活动	长 期
2	教学竞赛、教学成果评奖、教案评比等	长 期
3	电化教学类(现代教育技术中心负责收集、立卷、归档、管理利用)	长 期

三、科研及示范推广

序号	类 目 名 称	保管期限
1	反映科研进程、特征、试验情况及课题验收获奖等	长 期
2	学校举办的各类大型学术会议开幕、闭幕、大会发言、报告、讨论等	长 期
3	科技成果示范推广情况	长 期

四、参观视察

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级领导来校视察、调研、参观、座谈等	长 期
2	兄弟院校来校活动	长 期
3	国内有影响的专家教授及社会著名人来校参观、访问等活动	长 期

五、校园建设

序号	类 目 名 称	保管期限
1	由宣传部等单位形成的反映学校面貌历史及变迁	长 期
2	新建工程开工、建设、竣工	长 期
3	学校教学试验基地建设	长 期
4	校园风光等	长 期

六、外事往来

序号	类 目 名 称	保管期限
1	外籍学者、专家及著名人士来校参观、访问、讲学等	长 期
2	签订校际协议赠送礼品等	长 期
3	学校人员出国重大活动	长 期

七、专家教授

序号	类 目 名 称	保管期限
1	专家教授教学、科研、推广及生活和社会活动	长 期

八、军训及文体活动

序号	类 目 名 称	保管期限
1	校运会开幕、闭幕、比赛场面、校运动队参加省级以上运动会代表合影和破记录、获奖等	长 期
2	校运动队训练、学生和教职工群众性文体活动等	长 期
3	兄弟院校代表队来访、表演、比赛等	长 期
4	新生军训活动	长 期

九、其 他

序号	类 目 名 称	保管期限
1	校以上各类先进集体、先进个人奖励情况	长 期
2	其他以上八类中未包括但有保存价值的声像载体材料	长 期

附件3

声像档案二级类目代号简表

SX	代 码
12 照片	P
13 录音带	A
14 录像带	V
15 幻灯片	L
16 磁盘	RP
17 影视胶片	F
18 缩微胶片	M
19 光盘	RG

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月17日印发