川大馆〔2013〕13号

关于印发《四川大学归档电子文件管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了适应学校办公自动化、网络化需要，推进学校档案工作的信息化、现代化建设，学校制定了《四川大学归档电子文件管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：四川大学归档电子文件管理实施细则（试行）

四川大学

2013年7月15日

附件

四川大学归档电子文件管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了适应学校办公自动化、网络化需要，推进学校档案工作的信息化、现代化建设，加强电子文件的管理和开发利用，根据《电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）》《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的电子文件，是指学校在招生、教学、科研、管理等活动中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件，是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条 电子文件一经产生，必须严格按要求妥善管理，确保其不散失、不损坏、不失真，实行集中统一管理。各部门必须定期通过校园网或以磁盘、光盘等方式归档电子文件。

第四条 档案馆负责对学校各级各类电子文件进行接收、收集归档和统一管理。

第二章 电子文件的归档

第五条 归档范围：

（一）文字文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：用扫描仪等设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（四）录像文件：用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的音视频动态文件。

（五）计算机程序文件、数据库文件及多媒体文件。

第六条 归档要求：

（一）严格的管理制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

（二）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

（三）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（四）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。

（五）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

（六）电子文件尽量采用通用文件格式，否则应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件或其软硬件环境和相关数据。

第七条 归档方式：

（一）逻辑归档：通过校园网络，实现电子文件网络化归档。

（二）物理归档：通过存储介质，向档案馆移交脱机电子文件归档。

第八条 归档时间和移交手续：

归档电子文件材料应做到数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。打印移交目录清单，交接双方在清单上签字生效，交接清单一式两份，双方各执一份。

具体归档时间：逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。用物理归档方式归档的电子文件与各部门的纸质档案归档时间相同。

第三章 电子文件的保管与利用

第九条 保管与利用：

（一）归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）归档载体应装盒，竖立存放，防磁、防尘、防有害气体等。

（三）环境温度控制范围是17℃—20℃，湿度控制范围是35%—45%。

（四）定期对电子文件进行检查。

（五）归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

（六）利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。

（七）归档电子文件的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准。

（八）非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第四章 附则

第十条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十一条 本实施细则自公布之日起执行。

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月18日印发