川大馆〔2013〕3号
关于印发《四川大学学生档案管理
实施细则（试行）》的通知
校内各相关单位：
为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，学校制定了《四川大学学生档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：四川大学学生档案管理实施细则（试行）
四川大学
2013年7月15日
附件
四川大学学生档案管理实施细则
（试行）
第一章 总 则
第一条 为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教〔2007〕26号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条 本实施细则所称的学生档案，是指反映具有四川大学学籍的学生本人德、智、体、美及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条 学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律和法规，确保学生档案的完整、准确与安全。学生档案管理相关部门要将学生档案管理工作纳入重要议事
日程，学生档案管理人员应具有较高的政治素质和业务素质。
第四条 学生档案管理要有良好的保管利用条件，有专门的管理机构、专门的档案库房和规范的档案装具。学生档案库房应保持适宜的温度和湿度，以利于学生档案的有效保管。
第五条 学校对全校学生档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用学生档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。
第二章 学生档案管理体制
第六条 学校学生档案管理实行统一管理与分类管理相结合的管理体制，建立校、院两级学生档案管理运行机制。
第七条 学校对全日制普通高等教育学生（含本科生、硕士和博士研究生）档案采用统一组织、集中管理的管理模式，对其他各类学生〔含由成人教育学院、网络教育学院、海外教育学院、出国留学人员培训部（出国留学预备学院）等各类办学实体举办的学历教育或非学历教育学生〕档案采用总体协调、分类管理的管理模式。
第八条 档案馆是对全校学生档案管理工作组织与协调的职能部门，同时负责全日制普通高等教育学生档案的集中管理业务。
第九条 对于非全日制普通高等教育学生档案，成人教育学院、网络教育学院、出国留学人员培训部（出国留学预备学院）等各类办学实体应分别建立学生档案管理分室，在学校档案馆的业务指导下，对非全日制普通高等教育学生档案承担具体业务管理职责。
第十条 境外（含港澳台学生和外国留学生）学生按照学生所属类别和性质归口进行管理。其中，海外教育学院对其管理的学生建立专门的学生档案管理分室，在学校档案馆的业务指导下，承担具体业务管理职责。
第十一条 学校与国内和国（境）外高等学校或科研机构联合培养的学生，凡学籍在四川大学的，其档案由学校档案馆或学生档案分室管理；学籍不在四川大学的，档案由其学籍所在单位管理。
第十二条 四川大学各独立学院是具有独立法人资格的办学实体，其学生档案不属于学校档案管理范围，可以接受学校档案馆的指导，参照本实施细则单独进行管理。
第三章 学生档案管理职责
第十三条 本章及以后章节管理细则主要适用于学校全日制普通高等教育学生档案管理，其他各类学生档案管理参照本章管理办法执行。如无特殊说明，本章及以后章节中学生档案专指全日制普通高等教育学生档案。
第十四条 档案馆负责全校学生档案管理的组织协调，对各学生档案管理分室进行业务指导，具体承担全日制普通高等教育学生档案的集中管理工作，其主要职责：
（一）制定和完善学生档案管理规章制度。
（二）负责学生档案的接收归档和集中保管工作。
（三）为有关部门提供学生档案信息服务。
（四）做好学生档案的安全保密工作。
（五）做好学生档案分析统计工作。
（六）牵头负责毕业生档案转递工作。
（七）办理其他学生档案有关事项。
第十五条 校长办公室工作职责：
作为学校机要信息统一对外联系部门，校长办公室负责学生档案投递中与四川省机要部门对口联系工作，对学生档案的转递按照机要函件进行处理。
第十六条 有关学生职能部门和学生所在学院工作职责：
学生工作部（处）、教务处、研究生院、招生就业处等有关学生职能部门和学生所在学院（含培养研究生的科研机构）是学校学生档案材料形成部门。各单位应确定一名现职处级领导干部为学生档案工作分管领导，确定若干学生档案专职或兼职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。
（一）招生就业处负责协调各学院的本科新生档案统一接收、汇总、整理和移交工作，向档案馆提供本科、硕士、博士毕业生的毕业派遣与档案投递信息。
（二）研究生院负责协调各学院的硕士、博士研究生新生档案的统一接收、汇总、整理及移交工作。
（三）学生工作部（处）、教务处、研究生院等有关学生职能部门指导各学院分别做好学生在校期间人事档案信息和学业档案信息的收集、整理工作。
（四）各学院负责学生在校期间档案材料的收集、整理、归档工作，协助档案馆做好毕业生档案的相关转递工作。其中，各学院分管学生工作的党委（总支）副书记负责学生人事档案有关工作，分管教学的副院长负责学生学业档案有关工作。
第四章 学生档案归档范围及要求
第十七条 学生档案的归档范围主要包括：
（一）入学前档案材料。
1．入学前所有学习经历有关材料。
2．有工作经历的个人人事档案材料。
3．参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）。
4．其他有关材料。
（二）学生报考和录取材料。
如考生报名登记表、考生体格检查表、考生志愿表等。
（三）在校期间人事档案材料。
1．入学登记材料（如学生登记表等）。
2．参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）。
3．奖励或处分材料（含校级以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，个人检查、校级处分决定或免予、撤消处分意见等处分材料）。
4．毕业有关材料（如毕业生登记表、毕业体检表、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》《全国毕业研究生就业通知书》等）。
5．其他人事档案材料（包括相关鉴定、考核、考察材料等）。
（四）在校期间学业档案材料。
1．在校学习有关材料（如学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料等）。
2．其他学业档案材料（包括参加学生科研训练计划、省级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、创新教育学分认定资料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料等）。
第十八条 学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料，属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，具有形成材料的日期，同时应有承办单位或个人署名，经组织审查盖章后归档。
第十九条 学生档案材料的纸质载体统一使用16开或A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，也不能用复写纸复写。
第二十条 本科新生档案的收集、归档程序：
（一）招生就业处牵头负责本科新生档案的统一接收和汇总。由各学院按专业、学号登记造册。
（二）各学院按招生就业处有关要求完成本科新生档案收集整理工作。
（三）教务处在向教育部电子注册通过后１个月内向档案馆提供本科新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）。
（四）各学院在本科新生报到注册后６个月内向档案馆移交经过密封的学生档案和按专业、学号编制的新生档案移交清单（纸质材料及电子文本）。
（五）档案馆按教务处提供的本科新生正式注册名册对各学院移交的档案经逐袋签字确认后接收，按照学院、专业分类进行管理。
（六）招生就业处在学生报到注册后，通过国家电子注册前发生的招生信息变更，在新生入学审查结束后报送档案馆。
（七）学生在通过国家电子注册后发生学籍变更，教务处应在20个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。各学院应将变更学籍学生的在学籍变更前形成的档案移交档案馆。
第二十一条 硕士、博士研究生新生档案的收集、归档程序：
（一）研究生院在《新生报到须知》中须注明研究生新生档案投递的地址和时间等方面的具体要求，明确学生档案应通过机要函件投递，不得邮寄，也不得由学生本人自行带到学校。同时，研究生院应将有关要求告知相关招生部门。
（二）研究生院负责协调各学院的硕士、博士研究生新生档案的统一接收和汇总，各学院按专业、学号登记造册，向档案馆提供研究生新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）。
（三）研究生院负责协调各学院对在规定时间内未接收到的硕士、博士研究生新生档案进行催收。
（四）对于录取的在职研究生及委培、定向研究生，其入校前档案仍由学生原所在单位保管；应届毕业生录取为委培、定向研究生的档案，由学校与委培、定向单位协商后确定档案保管单位，原则上由学校保管。
（五）各学院在研究生新生报到注册后3个月内向档案馆移交经过密封的学生档案，同时提供按专业、学号编制的研究生新生档案移交清单（纸质材料及电子文本）。
（六）档案馆对各学院移交的研究生档案逐袋签字确认后接收，按照学院、专业分类进行管理。
（七）研究生在正式注册后发生学籍变更，研究生院应在20个工作日内将研究生学籍变更通知送交档案馆，各学院应将变更学籍研究生的在学籍变更前形成的档案移交档案馆。
第二十二条 研究生在校期间档案的收集、整理和移交：
（一）根据本章第十七条，所有研究生在校期间形成的档案材料按照第十八条的规定和第十九条的要求进行鉴定，在整理形成后15个工作日内由研究生所在学院移交档案馆归档管理，其中，研究生毕业时形成的档案按照第三十六条的规定进行收集、整理和移交。
（二）对于在职研究生和委培、定向研究生等没有入校前档案的学生，只收集、整理、移交其报考录取时和在校期间形成的档案材料。
第二十三条 毕业研究生的学位档案的收集和管理：
（一）研究生院负责将授位的统招博士研究生、同等学力申请博士和硕士学位人员的学位档案按要求收集、整理后，统一移交学校档案馆。
（二）研究生院负责协调各学院将授位的统招硕士研究生的学位档案按要求收集、整理后，统一移交学校档案馆。
第五章 学生档案的保管和利用
第二十四条 休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后，档案馆应及时将其档案重新归入在校生档案。
第二十五条 推迟毕业的学生档案，每学年在接到教务处和研究生院通知后，档案馆按照学院和专业进行分类管理，同时在原来的登记名册上注销并说明原因。
第二十六条 退学学生的档案，按规定将其档案转回其生源所在地人事部门保管。
第二十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆代为保管。刑满释放、解除劳教的，其档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十八条 出国不归、失踪、逃亡的学生档案由学校档案馆作为遗留档案保管。
第二十九条 对于部分学生（如国防生和国家建设高水平大学公派研究生项目学生）档案，按照国家和学校有关部门的要求实行分类保管。
第三十条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。
第三十一条 查阅学生档案的程序：
（一）各学院只能查阅本学院的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，须经所在学院分管学生档案工作领导签字盖章后，由学生档案专职或兼职管理人员或所在班级辅导员查阅。
（二）外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信并经学生所在学院分管学生档案工作领导签字盖章批准后方可查阅，由学院相关工作人员陪同查阅。
（三）学生本人原则上不能查阅自己的档案材料。如确需查阅本人档案，查阅鉴定类档案材料的，须经所在学院主管领导签字盖章后，由学生档案专职或兼职管理人员或所在班级辅导员查阅。查阅非鉴定类档案材料的，须持学生本人有效身份证件，由档案管理人员查阅提供相关证明。
第三十二条 学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的，需经学生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准，且限期归还，严禁转借他人。
第三十三条 学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的，需经学生工作部（处）或研究生院领导，学生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准，方可办理档案提前转递。
第三十四条 查阅在校学生档案，不得收取任何费用。因个人原因需要出具相应证明者，严格按照学校收费委员会审核标准执行。
第六章 毕业生档案的转递
第三十五条 由档案馆负责，招生就业处、教务处、研究生院和校长办公室协助，各学院参与，共同完成本科、硕士、博士毕业生的档案转递工作。
第三十六条 毕业生档案转递的工作程序：
（一）招生就业处在毕业生派遣前至少５个工作日向档案馆送交毕业生派遣及毕业生档案投递信息（含纸质材料和电子文本，包括有省、市、自治区、城市、单位等详细信息的档案投递地址），并及时将毕业生改派动态信息通知档案馆。
（二）在每年毕业生派遣前半个月内，由各学院负责把每位毕业生所有应归档的材料（含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档材料）按照第十八条的规定和第十九条的要求进行鉴定，按专业分类和学号进行排序。
（三）经档案馆工作人员和学院有关人员将毕业生入校前档案（含学生报考录取材料）和在校期间形成的档案材料（含毕业时形成的档案材料）共同审核无误后，装入毕业生专用档案袋，将档案袋密封。
（四）档案馆根据机要函件的交送规定，严格按照招生就业处提供的毕业生档案详细投递地址，将毕业生档案及时投递到毕业生就业部门的档案保管机构。
第三十七条 毕业生档案转递的有关规定：
（一）学生档案应通过机要通信部门投递，不能按照一般函件（包括挂号和特快专递）邮寄，不得由学生本人自带。
（二）个别特殊情况下确实需要专人送取时，必须经档案馆、招生就业处和毕业生所在学院主管领导共同签字审核，档案接收部门应执正式介绍信办理相关手续。送取人员必须为中共正式党员。
（三）转出的毕业生档案必须做到准确、完整、齐全，不得扣留或增加任何材料。
（四）转出的毕业生档案必须按"四川大学档案馆转递人事档案材料通知单"、"机要文件交寄单"的项目详细填写，严密包封。
第三十八条 毕业生档案转递时与四川省机要通信部门的联系和转递的相关费用由校长办公室统一负责。
第三十九条 毕业生档案原则上不缓寄。对于少数毕业生确因特殊情况需档案暂缓转递的，需学生本人提供书面申请，并出具档案接收单位档案暂缓转递的情况说明，经毕业生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准。每年年底，学院与档案馆共同清理暂缓转递的毕业生档案。
第四十条 凡因各种原因更换了派遣单位，需重新转递档案的，学生须到招生就业处办理毕业生改派手续，再凭新的就业通知书和改寄档案证明到档案馆办理更新转递档案事宜。
第四十一条 毕业生报到后须在３个月之内到单位核查自己的档案。如档案未到，可直接与学校档案馆联系、查询。机要件自交寄之日起一年内，机要局受理查询，逾期机要局将不再受理查询。
第七章 附 则
第四十二条 本实施细则学校授权由档案馆负责解释。
第四十三条 本实施细则自公布之日起执行。
四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发
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