四川省科学技术委员会 四川省档案局

川科委档(1985)13号

川档发(1985)44号

四川省科学技术研究档案工作暂行管理办法

一九八五年八月八日

为适应我国经济和科技体制的改革，充分发挥科学技术在社会主义四化建设中的作用，完整地保存和科学地管理科学技术研究档案（以下简称科研档案），开拓技术市场，促进技术成果的商品化，根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》精神，特制定本暂行管理办法。

第一章 科研文件材料的归档范围

第一条 凡是本单位在科学技术研究活动全过程中形成的，具有凭证作用和保存利用价值的文字材料、记录数据、计算材料、图纸、图表、照片、影片、录相、录音带等科技文件材料，均属科研档案，都应归档保存，具体范围是：

一、科研（包括基础研究、应用研究、开发研究）课题档案；

１．计划选题阶段、开题报告、调研报告、计划任务书、合同、协议书、研究方案论证报告及评审意见、批准文件、经费预决算等文件材料。

２．研究试验阶段：科研工作中的各种原始记录、照片、工作日记、会议记录、有价值的意见和建议、实验方法、配方、工艺流程、测试数据、计算书、设计文件、各种图纸、调试记录、技术规范、说明书、阶段报告、专题总结报告（包括成功的、失败的、中断的）等；

３．总结鉴定阶段：技术报告或技术总结、论文、专著、申请鉴定（评审）大纲、报告，鉴定（评审）会议记录、鉴定（评审）证书等；

４．成果推广应用阶段：成果推广应用情况、评议、经济效益、信息反馈等文件材料；

５．申请成果登记、专利、奖励等文件；

６．实物、样品、标本等（可由专门的实物、样品、标本馆、室保存，编号登记目录一式两份归档保存）；

７．围绕课题所形成的其它有关材料、学术会议报告等

二、综合考察研究项目档案：

１．工作计划、考察方案及批准文件等；

２．野外调查、观察、测绘、采集及室内分析，整理的原始记录、图表、图件、照片、标本、录相磁带等；

３．综合考察报告、图集、专业论文报告、学术建议、远景设想及考察工作总结等；

４．成果评审、鉴定、奖励等文件材料；

５．围绕考察项目的调研报告、文献资料综述、考察经费结算等材料。

三、观测记录档案：

１．观测中形成的各种原始记录、图表、照片、录相磁带等；

２．按照原始记录综合、分析整理的各种定期（旬、月、季、年）报告及图集等；

３．观测规范及仪器设备的常数记载等材料。

四、本单位编辑出版的科技期刊、著作、论文集的审稿单、原稿等。

五、为科学研究工作专门需要而进行的基本建设工程（如实验基地、实验大楼、实验室、中间试验车间等）档案：

１．基本建设工程任务书、批准文件、征用土地审批文件、红线图、有关的合同、协议以及说明书；

２．地质勘测以及水文、气象、地震等设计基础材料；

３．初步设计、施工设计图纸及说明书；

４．施工记录和更改文件；

５．竣工验收报告、竣工图、验收记录等文件材料；

６．工程的预、决算等材料。

六、科研仪器设备档案：

１．科研用的各种国产和国外购进的精密、稀有和贵重仪器设备的图纸、说明书、技术操作规程、合格证、装箱单、开箱照片及记录等；

２．各种精密、稀有和贵重仪器设备的验收、安装、调试记录、测定数据、性能鉴定材料；

３．各种精密、稀有和贵重仪器的运行、使用、检修、事故记录等；

４．自制设备的各种图纸、数据、文字材料等。

七、引进、吸收、消化、推广国内外科学技术新成果、新技术过程中形成的文件材料。

八、科技外事档案：

１．出国科学考察、科学研究等所形成的全部科技文件材料；

２．外国专家、学者来我国科学考察、研究等所形成的全部科技文件材料。

第二条 各科研院、所、大专院校、厂矿企业（以下简称各单位）应根据上述原则，结合本单位的专业和工作特点，制定科研档案具体的归档范围，以保证科研档案的完整、准确、系统。

第二章 科研文件材料的形成和归档

第三条 各单位必须建立健全科研文件材料的形成、积累、整理、归档制度，并把它纳入科研工作与科研计划管理工作程序，纳入分管领导、科研管理部门、研究室、课题（项目）组长、研究人员的职责范围和岗位责任制，纳入对有关科研管理人员和科技人员工作考核、考绩的内容。实行科研承包的课题（项目），应将科研档案完整、准确、系统的归档作为承包内容之一，直接与承包者的经济利益、奖金挂钩。

第四条 研究项目（课题）的科研档案由项目（课题）负责人负责。自科研工作开始之日起，建立课题档案积累袋，指定专人随时收集、整理和保管应归档的科技文件材料，并定期进行检查，确保档案材料完整系统。

第五条 立卷归档中应当严格区别科研档案、科技资料和文书档案，并按照不同要求进行整理保管。

凡是本暂行管理办法第一条所形成的，并按归档制度集中保存起来的科技文件材料都是科研档案；

凡是为了参考目的而收集和复制的科技文件材料都是科技资料（如已作为本项目的依据材料，即转化为科研档案，应按其内容归入相应属类）；

凡属于中共中央办公厅、国务院办公厅厅发（１９８３）６４号文件、国家档案局国档发（１９８３）１３号文件整理立卷归档的都是文书档案。

第六条 本单位与外单位共同承担的研究项目，由主研单位保存一套完整的档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制本送交主研单位保存。

第七条 科研课题工作周期不长，任务结束后一次归档，工作周期较长的，可按阶段归档，课题文件材料应在成果评审，鉴定之前整理归档；鉴定、评审意见和证书在成果鉴定评审后归档，时间一般不超过三个月。

第八条 各单位科研成果鉴定、基建工程竣工验收、仪器设备开箱，必须通知科技档案部门的同志参加，对有关文件材料进行检查验收，不齐全的，应责成有关部门和人员限期补齐。凡申报科技成果的项目，要有本单位科技档案部门在《科学技术研究成果报告表》上签章，否则上级科技成果管理部门不予登记。

第九条 科技文件材料的归档份数，一般本单位可归档一份，重要的或使用频繁的，可归档数份。

第十条 向本单位科技档案部门归档的科研档案，课题组应按科技文件材料自然形成规律和科研档案的归档要求组成保管单位（卷、册、袋、盒）、注明密级、填写《科学技术研究档案归档说明书》（详见附件一）、保管期限（参见附件二）。经课题组、研究室、所负责人对科研档案审查签字后向科技档案部门归档。

第十一条 科研档案保管期限分为永久、长期和短期三种，确定保管期限的主要依据是对科研成果的评价鉴定意见、使用价值及科学历史意义大小而定。

确定密级，按川委办（１９８２）６８号《四川省科学技术保密条例实施细则》第七条规定办理。

第十二条 凡是需要归档的科技文件材料，必须统一印制科研课题用纸，用碳素墨水（或兰黑墨水）书写，字迹工整、图样清晰、线装整齐、逐页编码，标题扼要确切，前后一致，有利于分类、检查、利用和永久保存。

第十三条 各单位科技档案部门对接收的科研档案应进行全面检查。符合要求的档案部门在《科学技术研究档案归档说明书》审查意见栏内签注意见，不合要求的科技档案，档案部门有权要求重整。移交归档时，应按保管单位（卷、册、袋、盒）造具移交目录一式二份，经交接双方签名，各执一分备查。

第三章 科研档案的管理

第十四条 各单位科技档案部门负责接收本管理办法第一条各项所形成的全部科研档案，实行集中统一管理。

第十五条 各单位科技档案部门对接收的科技档案应及时分类、编目、登记、上架、统计和进行必要的加工整理。

分类应按照科学管理和便于利用的原则，参照学科、专业分类方法编制科研档案分类大纲，分类编号力求科学、适用、统一易记，便于查找，代字应统一使用汉字或拼音字母，代号统一使用阿拉伯数字。底图、兰图和文字材料应该统一编号。

第十六条 各单位科技档案部门应熟悉所保管的科研档案，编制必要的检索工具和汇编有关资料，积极开展档案的利用工作。

第十七条 各单位科技档案部门应严格执行国家《科学技术保密条例》等有关规定，建立、健全科研档案的借阅制度，借阅、复制或对外提供科研档案，要按规定履行批准手续（科研人员借阅自己研究项目的科研档案，手续从简），限期归还，借阅科研档案不得转借、复印、损坏、勾画和遗失。归还时科技档案部门应认真检查。

第十八条 各单位科技档案部门应做好科研档案的借阅、利用效果、库存量的登记统计工作。

第十九条 各单位要正确处理好科研档案保密和利用的关系。既要保守机密，又要方便利用。科研档案的降密、解密，按《四川省科学技术保密条例实施细则》第十一条执行。

第二十条 各单位应当定期做好科研档案保管价值的鉴定工作，鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作在分管科研工作的所长（校、厂长）或总工程师的领导下，成立有关领导、科技人员和档案人员参加的档案鉴定小组，对科研档案的保管期限进行审查，已失去保存价值的科研档案，应造具清册，经本单位领导审核批准销毁，并报上级主管机关备案。销毁档案，要指定专人销毁和监销，防止失密。

第二十一条 各单位科技档案部门有责任监督已归档的文件图纸的修改，没有更改依据，不得擅自修改。底图修改、补充以后，必须对有关的兰图作相应的修改、补充。

第二十二条 各单位科技档案部门应定期检查科研档案的保管状况，对破损或变质的档案，要及时进行修补和复制。

第二十三条 为了保证科研档案的安全和科学管理的需要，各单位要切实解决好工作所需的库房、设备，并有防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防有害气体污染等安全应急措施。新建科研单位，应同时建设符合要求的档案库房，购置必要的现代化管理设备。档案工作所需设备、用品的经费，按照国家《科学技术档案工作条例》的规定，在生产费、科研费或事业费中开支。

第二十四条 科研单位的撤消或变动，以及科研仪器设备转移使用关系时，其科研档案应经单位领导人批准后向受理单位办理移交手续，科技人员工作变动、离休、退休、退职时应将本人所借和承担任务工作中形成、积累的科技文件材料全部清理移交后，人事部门才能办理有关手续。

第四章 省科学技术研究成果档案馆的职责及归档要求（略）

第五章 科研档案工作的管理体制与任务

第三十二条 按照国家《科学技术档案工作条例》的规定，科研档案工作按专业实行统一管理。各级科委，各专业主管机关必须加强对直属科研单位和本系统科研档案工作的领导，并对自己下达、管理的科研项目的档案具体进行监督、指导和参加验收。

第三十三条 各市、地、州、县档案管理机关，应加强对科研单位科技档案工作的业务指导，积极配合各级科委、专业主管机关对科研项目的档案进行检查、监督。

第三十四条 各单位的科研档案工作由分管科研工作的所长(校长、厂长)或总工程师领导，任务是：

一、负责贯彻执行上级关于科技档案工作的指示、通知和规定；

二、经常检查了解本单位科研档案工作的情况，组织、监督本单位科技档案工作制度、规定的执行；

三、定期主持召开科技档案工作会议，研究布置工作，解决科研档案工作中的有关问题。

第三十五条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，通过科研计划管理加强科研档案工作是各单位科研计划管理部门的任务，应按照国家和本单位科技档案工作的规定，做到：在下达科研项目计划时，会同本单位科技档案干部，对科研项目（课题）科研档案的形成、积累、归档提出要求，列入计划。在检查科研项目计划执行情况时，同时检查了解科研档案的形成、积累情况。科研项目档案未归档或归档不符合要求的，不申报科技成果或专利，不开新课题。

第三十六条 各单位应根据国务院国发（１９８０）２４６、３０２号文件要求，建立健全科技档案工作机构，按工作需要配备相应数量的档案人员。档案人员应当是热爱科技档案事业、政治思想好、胜任工作、懂专业的科技干部，对档案干部要保持稳定。他们的晋级、工资待遇等，应同从事其他科技工作的人员一样，并按规定评定职称。

第三十七条 各单位科技档案部门的任务是：

一、贯彻国家和省的科技档案工作的方针、政策、条例、办法、草拟本单位有关规章制度。

二、督促、指导本单位各部门、课题组的科技文件材料整理归档工作，对本单位的科研档案实行集中统一管理，维护科研档案的完整、准确、系统；

三、负责本单位科研档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作；

四、参与本单位成果鉴定等科技管理活动，宣传、介绍有关科技档案专业知识；

五、执行保密制度，确保科研档案的安全；

六、承办领导交办的其它有关科技档案工作事宜。

第六章 奖 惩

第三十八条 对科研档案工作做出显著成效的单位和个人（分管领导、科研人员、档案干部），本单位或上级主管部门应予奖励、表彰。

第三十九条 对违反国家《科学技术档案工作条例》和本暂行管理办法，造成科研档案不完整、不准确，影响科研成果的使用，造成重大经济损失的，应根据情节轻重，给予行政处分或追究刑事责任，盗窃或出卖科研档案的应报请司法机关惩处。

第七章 附 则

第四十条 各单位应根据国家《科学技术档案工作条例》和本暂行管理办法，制定本单位具体的科研档案工作实施细则或办法。

第四十一条 凡国家各部、委对科研档案另有具体规定要求的，所属单位按部、委规定要求执行。

第四十二条 本暂行管理办法自发布之日起执行。