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档案和校史服务常见问题解答


● 档案馆管理各类学生的个人档案吗?

档案馆管理的学生档案为在校本科生(全日制)、研究生(不含专业学位)的人事档案,未管理成人教育学院、网络教育学院、出国人员培训部(出国留学预备学院)等其它各类办学类别的学生档案。

● 档案和归档材料可以由学生本人前来归档吗?

按有关规定,学生档案归档材料应由学院鉴别后,由学院专(兼)职档案管理人员或学生所在班级辅导员归档,并填报移交目录。

● 学生本人能查阅自己的个人档案吗?

学生原则上不能查阅自己的人事档案。如确需查阅本人档案的,查阅鉴定类档案信息,须由学生档案专(兼)职管理人员或所在班级辅导员持由学院负责人签字和学院盖章的审批证明前来查询;查阅非鉴定类档案信息、非四川大学学籍学历信息、出具档案证明等,需学生持本人有效身份证件,到档案馆由档案管理人员代为查阅并出具相关证明。

● 学生个人档案能够自带吗?

按照国家和学校相关规定,学生档案一律不得由本人自带。

● 学生个人档案一般通过什么方式转递?

按照国家规定,学生档案采用EMS学生档案专用快递或机要通信转递。个别特殊情况下确有需要可派专人送取时,送取人员必须为中共正式党员。专人送取学生档案必须经学生所在学院、档案馆负责人共同签字批准。

● 学生个人档案能够提前转递吗?

学生未毕业或取消学籍前,原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。应届毕业生若因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的,须持学生处或研究生院负责人,学生所在学院负责人和档案馆负责人签字批准的审批表和调档函办理。

● 毕业生个人档案可以申请缓寄吗?

毕业生档案原则上不暂缓转递。对于个别毕业生因特殊情况,确需档案暂缓转递的,需持经毕业生所在学院负责人和档案馆负责人签字批准的缓寄申请表,和档案接收单位出具的档案暂缓转递的情况说明,方可办理档案暂缓转递。暂缓转递的毕业生档案需寄出时,需提供本人书面申请,并由学院负责人或学生原所在班级辅导员签字并学院盖章后,到档案馆办理转递手续。

● 毕业生个人档案退回,重寄需要什么手续?

若因接收单位无法接收而退回档案,需持改寄学生档案审批表,明确该单位委托管理其人事档案的机构地址,持档案改寄审批表办理。

若因就业单位变更而退回档案,毕业两年内需就业指导中心改派后,持毕业生就业通知书和寄档信息证明办理;毕业两年后则持档案接收单位调档函办理。

● 毕业生个人档案转递结果能查询吗?

通过EMS学生档案专用快递转递的档案,在四川大学档案馆网站(远程服务→学生档案去向查询),或关注四川大学档案馆(校史办公室)微信公众号(服务咨询→学档去向)查询EMS快递单号,凭EMS快递单号到中国邮政速递物流网(http://www.ems.com.cnhttp://www.11183.com.cn)查询投递结果;

通过机要通信转递的档案,持有效身份证件到档案馆查询机要号,再到四川省机要通信局(持档案馆出具的档案转递查询单)查询转递结果。

 

邮政EMS和机要局规定:查询时间为档案交寄之日起一年,逾期不再受理查询。

● 改寄学生个人档案、档案调出办理时间?

档案馆每周一、二、三、五接收调档函和档案改寄手续,办理档案改寄和档案调出前期业务,周四集中转递档案。寒暑假每周四上午接收调档函和档案改寄手续,办理档案改寄和档案调出前期业务,下午集中转递档案。

● 遗留学生个人档案能出具相关档案证明吗?

遗留学生档案按照学校有关规定,档案馆一般不出具任何档案证明。

● 学生个人档案查询服务是否收费?

根据规定,学生档案查询服务不收取费用。经批准因个人原因需要复印档案资料,按照据学校收费委员会批准的标准收取一定费用。具体收费标准请见服务场所公示或咨询相关服务人员。

● 除了档案馆,学校哪些单位或部门可以出具学籍、学历和成绩等档案证明?

根据国家教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》:“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”因此,四川大学档案馆是四川大学出具各类档案证明(含学籍、学历和成绩等档案证明)的唯一机构。

● 普通档案是否可以外借?

普通档案一般不外借。确因工作需要需外借,必须由分管该业务工作的校领导签字批准,经借阅单位和档案馆领导签署意见和盖章,由专人办理好借阅手续方可借出。借出时,应明确归还时间。

● 档案馆能否查询网络教育学生成绩?

档案馆目前暂时不能查询网络教育学生成绩,查询请到网络教育学院。

● 档案馆能否出具网络教育学生英文成绩证明?

档案馆可以出具网络教育学生英文成绩证明。需要提供网络教育学院院长签署意见和学院盖章的中文成绩成绩单,到档案馆305室办理。

● 档案馆能否出具其它学校的英文学籍学历学位证明?

档案馆只能出具四川大学毕业学生的英文学籍学历学位证明,若非四川大学毕业生需要出具英文学籍学历学位证明请回原毕业学校办理。

● 学校哪些档案属于历史档案?如何利用?

根据学校的规定,凡是1950年以前学校形成的各类档案均属于历史档案。历史档案只提供到馆查阅服务。

● 校外人员能否利用学校历史档案?

学校各类档案原则上属于非开放档案,历史档案一般不对校外人员开放。

● 普通档案服务一般要多长时间?

一般档案查阅,当天可以完成。档案翻译证明等服务一般需5个工作日。若函办,中文证明等服务需3个工作日,英文翻译证明等服务需5个工作日,邮寄时间另计。查阅财会档案,需要提前预约(预约电话:85470699)。

● 档案查询服务是否收费?

根据规定,为在校学生或因公提供一般档案查询服务,不收取费用。因个人原因(如申请出国办理成绩和学籍学历翻译等)查询档案并提供专门服务,按照学校收费委员会批准的标准收取一定费用。具体收费标准请见服务场所公示或咨询相关服务人员。

● 校史展览馆、江姐纪念馆在节假日是否开放?

校史展览馆   周一至周五下午230-500;

江姐纪念馆   周一至周五上午8301130,下午230500;

若团体参观,可通过电话或网络在工作日提前预约。

● 参观校史展览馆、江姐纪念馆收费吗?

校史展览馆、江姐纪念馆是省级“科普”和“爱教”基地,是学校开展大学生文化素质教育、爱国爱校教育和传承红色基因、传播红色文化的重要基地,面向校内外免费开放。

● 参观校史展览馆、江姐纪念馆有讲解服务吗?需交费吗?

校史展览馆、江姐纪念馆对团体预约参观提供免费中文人工讲解服务;若需提供外语(仅限于英语)讲解服务的,需提前一个工作日通过预约电话进行预约。

● 校史展览馆、江姐纪念馆参观如何预约?

团体参观可通过电话或网络进行预约:

电话预约:028-85416361

● 学校只征集教师的教案和手稿吗?

除了征集教师的教案和手稿,学校长期征集各类校史资料包括四川大学(含原四川大学、原成都科技大学、原华西医科大学)各历史时期的校史资料,主要有:

1)学校历任领导重要工作文档、论著、手稿和证书及在校期间使用过的有代表性的实物;

2)学校知名教授任命、聘用、工作、获奖的重要文档、论著、手稿和证书及在校期间使用过的有代表性的实物;

3)学校历史上任何时期制发的具有历史价值和纪念意义的印刷品样本;

4)学校早期使用的印章、校徽、纪念章等纪念品;

5)校友和师生员工在校期间参加国内外重大活动(包括社会活动、学术活动等)形成的文档(聘书、奖状、证书、通知等)、实物(奖品、纪念品)和照片等;

6)校友和师生员工在校期间使用过的有纪念意义的有关证件(如早期的学生证、借书证、毕业文凭等)、实物和文档;

7)学校早期购买或制作的具有代表性的教具、仪器设备、模型等实物或照片;

8)国家领导人、社会知名人士及重要外宾来校参观、视察、访问或讲演时的照片、记录、音像、题词等史料;

9)学校各类重大活动收到的有价值的贺信、贺电和礼品等;

10)反映或记载学校校友和师生员工重要成就或在社会上产生过重大影响的材料(包括照片、实物、音像、书刊等);

11)历届毕业生的合影照片、纪念册等(特别是早期);

12)学校各个时期的重要出版物等(含早期出版的一般文献资料);

13)各个时期教师和学生参加的校园内外教学科研、文娱体育、政治学习等活动的照片和实物(特别是早期);

14)海内外各界人士捐资助学的照片、资料等;

15)各个时期新闻媒体对学校重大事件的报道;

16)其他有校史价值的任何资料和实物等。

● 学校征集校史资料只征集原件吗?

对于学校征集各类校史资料,欢迎大家提供原件。有意捐赠的各类校史资料中,如有特别珍贵而本人欲亲自保存的,可捐赠复制(印)件,也可由学校复制(印)后归还原件。学校对于各类校史资料的捐赠者,将颁发由校长签发的捐赠证书并给予适当的奖励。