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档案和校史服务流程


● 教职工人事档案

学校教职工人事档案自201510月起由党委组织部、人事处和档案馆分别管理:

党委组织部(副处级及其以上干部档案)、人事处(在职、离退休,离世5年以内教职工档案)

服务地点:档案馆501 

档案馆(离世5年以上教职工档案): 持教职工离世前所在单位介绍信办理查阅

服务地点:档案馆505   

● 学生个人档案(材料)移交

1)各学院审核学生档案(材料),取出非正式党员入党材料(党员发展备用);

2)在川大新生档案袋上标注新生姓名、学院、学号;

3)加入报考、录取和新生入学登记表等入学材料;

4)密封好档案袋(密封条有辅导员签字、学院签章);

5)按序排列移交档案馆505室,同时提交电子、纸质移交清单各一份。

● 学生个人档案查阅

学生个人档案政审:

1)政审单位人员持单位介绍信和工作证件;

2)并持就业指导中心或学生所在学院的审批证明;

3)由就业指导中心或学院工作人员陪同到档案馆505室办理。

学生个人档案鉴定类信息查阅:

1)持学院负责人签字和学院签章的审批证明;

2)由学生档案专(兼)职管理人员或所在班级学生辅导员(党团材料可由学生支部委员);

3)到档案馆505室查阅。

学生个人档案非鉴定类信息查阅(包括查阅非川大学籍学历等信息):

1)学生持本人有效身份证件;

2)到档案馆505室由档案管理人员代为查阅。

● 学生个人档案调出

应届毕业生档案,档案馆根据学校派遣信息统一寄出

应届毕业生改派档案调出:

1)持就业指导中心“毕业生就业通知书”和“寄档信息证明”;

2)到档案馆505室办理档案改寄手续。

往届毕业生遗留档案调出(档案馆原则上不保留毕业生档案):

1)毕业两年内,调出学生遗留档案,持就业指导中心“毕业生就业通知书”和“寄档信息证明”;

2)毕业两年后,调出学生遗留档案,持档案接收单位调档函;

3)到档案馆505室办理档案改寄手续。

在校生学籍变动(退学、取消学籍等)个人档案调出:

1)持教务处或研究生院学籍变动(退学、取消学籍等)证明材料;

2)并持档案接收单位调档函;

3)到档案馆505室办理。

外校研究生招生政审个人档案调出:

1)持报考学校招生政审调档函;

2)由现学院负责人签字确认、学院盖章;

3)到档案馆505室办理。

● 学生个人档案转递结果查询

通过EMS学生个人档案专用快递转递的档案:

1)通过四川大学档案馆网站(远程服务→学生档案去向查询)查询EMS快递单号;

2)关注四川大学档案馆(校史办公室)微信公众号(服务咨询→学档去向)查询EMS快递单号;

3)凭EMS快递单号到中国邮政速递物流网(http://www.ems.com.cnhttp://www.11183.com.cn)查询档案投递结果。

通过机要通信转递的学生个人档案:

1)学生持有效身份证件到档案馆505室查询档案机要号、转递时间、档案转递单位;

2)档案馆出具档案转递查询单;

3)持档案转递查询单前往四川省机要通信局查询档案投递结果。

邮政EMS和机要局规定:查询时间为档案交寄之日起一年,逾期不再受理查询。

 

● 学生学籍学历学位档案查询

线下服务

可查询在我校学习期间专科、本科、硕士和博士阶段成绩,第二专业成绩,大学英语四、六级成绩,专科、本科、硕士和博士招生录取名册,办理学籍学历学位证明。因毕业证和学位证遗失,需要办理专门的毕业证明书和学位证明书,可在档案馆办理学籍学历证明后,再到学校教务处、研究生院等部门办理。

1)持本人身份证(在校生可持学生证),到档案馆104室查询;

2)若代办,持代办人身份证和被查人毕业证复印件,到档案馆104室查询;

3)到档案馆201室(综合科)签章。

线上服务(远程服务)

可查阅已毕业的全日制本科生、硕士和博士阶段成绩,第二专业成绩、办理学历证明、大学英语四、六级成绩证明。服务网址:学籍档案利用预约(http://archives.scu.edu.cn/ycfw.htm

● 用人单位核查学籍学历学位档案

1)持单位介绍信、查询人身份证及被查人的学籍学历学位材料复印件,到档案馆104室核查;

2)到档案馆201室(综合科)签章。

● 学生成绩翻译

线下服务

可办理高考成绩以及在我校学习期间专科、本科、硕士和博士阶段成绩以及第二专业成绩、成人教育学生成绩的英文翻译。

1)持本人身份证、毕业证和学位证原件,到档案馆104室查询中文成绩;

2)若代办,持代办人身份证和被查人毕业证、学位证复印件,到档案馆104室查询中文成绩;

3)到档案馆305室办理翻译;

4)在预定时间取件后,到档案馆201(综合科)签章。

线上服务(远程服务)

可翻译已毕业的全日制本科生、硕士和博士阶段成绩、第二专业成绩(服务网址:学籍档案利用预约(http://archives.scu.edu.cn/ycfw.htm)。

● 学生毕业证和学位证翻译

线下服务

可办理在校期间专科、本科、硕士和博士阶段、第二专业毕业证和学位证的英文翻译。(2016年(含)后毕业的学生的学位证书无需翻译

1)持本人毕业证、学位证原件(若带本人毕业证、学位证复印件,须到档案馆104室核查证书);

2)若代办,持代办人身份证和被查人毕业证、学位证复印件,到档案馆104室核查证书;

3)到档案馆305室办理翻译;

4)在预定时间取件后,到档案馆201(综合科)签章。

线上服务(远程服务)

可办理在校期间本科、硕士和博士阶段、第二专业毕业证和学位证的英文翻译。

服务网址:学籍档案利用预约(http://archives.scu.edu.cn/ycfw.htm)。

● 学生函查学籍学历学位档案

可函查在我校学习期间专科、本科、硕士和博士阶段成绩,第二专业成绩,大学英语四、六级成绩,专科、本科、硕士和博士招生录取名册,办理学籍学历学位证明。因毕业证和学位证遗失,需要办理专门毕业证明书和学位证明书,可在档案馆办理学籍学历证明后,再到学校教务处、研究生院等部门办理。

1)提供本人身份证明和学籍学历学位等材料的复印件或扫描件;

2)明确所查档案材料名称、数量及其它具体要求;

3)将上述材料通过信函、传真(028-85462264)或电子邮件(scudag@scu.edu.cn)发至档案馆综合科;

4)经回复确认后办理。

● 用人单位函查学籍学历学位档案

1)提供单位公函、所查学生毕业证或学位证等有关材料的复印件或扫描件;

2)明确所查档案材料名称、数量及其它具体要求;

3)将上述材料通过信函、传真(028-85462264)或电子邮件(scudag@scu.edu.cn)发至档案馆综合科;

4)经回复确认后办理。

● 函办学生成绩翻译

可函办高考成绩以及在我校学习期间专科、本科、硕士和博士阶段成绩以及第二专业、成人教育学生成绩的英文翻译。

1)提供本人有效身份证明和毕业证(学位证)等材料的复印件或扫描件;

2)明确所翻译成绩名称、数量及其它具体要求;

3)将上述材料通过信函、传真(028-85462264)或电子邮件(scudag@scu.edu.cn)发至档案馆综合科;

4)经回复确认后办理

● 函办学生毕业证和学位证翻译

可函办在我校学习期间专科、本科、研究生、第二专业毕业证和学位证的英文翻译。

1)提供本人有效身份证明和毕业证(学位证)等材料的复印件或扫描件;

2)明确所翻译证件成绩名称、数量及其它具体要求;

3)将上述材料通过信函、传真(028-85462264)或电子邮件(scudag@scu.edu.cn)发至档案馆综合科;

4)经回复确认后办理

● 学校文件档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)个人书面申请和单位介绍信须经所在单位负责人签署意见并加盖公章;

3)持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

4)到档案馆201(综合科)签章。

● 党员组织关系转入和转出档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

3) 到档案馆201(综合科)签章。

● 审计档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)个人书面申请和单位介绍信经所在单位、学校审计处负责人签署意见并加盖公章;

3)持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

4)到档案馆201(综合科)签章。

● 个人工作调入调出档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)个人书面申请和单位介绍信须经所在单位、学校人事处负责人签署意见并加盖公章;

3)持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

4)到档案馆201(综合科)签章。

● 涉密档案查询

1)出具单位介绍信;

2)所在单位、涉密档案立卷单位、保密办负责人签署意见并加盖公章;

3)持个人有效身份证件和单位介绍信,到档案馆指定办公室查询。

● 历史档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)个人书面申请和单位介绍信须经所在单位和学校档案馆负责人签署意见并加盖公章;

3)持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室签署档案利用承诺书(四川大学历史档案利用承诺书.doc)后查询;

4)到档案馆201(综合科)签章。

● 基建档案查询

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)个人书面申请或单位介绍信须经所在单位签署意见加盖公章;

3)持个人有效身份证件、房产证原件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

4)到档案馆201(综合科)签章。

● 科研档案查询

1) 提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2) 个人书面申请或单位介绍信须经所在单位、学校科研项目负责人或学校科学技术发展研究院或社会科学研究处负责人签署意见并加盖公章;

3) 持个人有效身份证件、个人书面申请或单位介绍信,到档案馆305室查询;

4) 到档案馆201(综合科)签章。

● 财会档案查询(科研经费)

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)持个人有效证件、个人书面申请或单位介绍信,到学校财务处填写《财会档案查阅申请单(科研经费)》;

3)《财会档案查阅申请单(科研经费)》须经学院项目负责人签署意见并加盖学院公章、学校财务处审核并签章;

4)持个人有效身份证件、《财会档案查阅申请单(科研经费)》,到档案馆财会档案办公室(地址:文理图书馆附楼一楼)查询。

● 财会档案查询(学生学费)

1)持个人有效证件到财务处查询学费凭单号;

2)持个人有效证件(在校生可持学生证)、学费凭单号,到档案馆财会档案办公室(地址:文理图书馆附楼一楼)查询。

● 财会档案查询(司法诉讼)

1)出具司法单位介绍信;

2)持个人有效身份证件、单位介绍信到学校财务处查询财会凭单号;

3)单位介绍信须经学校财务处负责人签署意见并加盖单位公章;

4)持个人有效证件、单位介绍信,直接或由学校财务处派专人陪同到档案馆财会档案办公室(地址:文理图书馆附楼一楼)查询;

5)到档案馆201(综合科)签章。

● 财会档案查阅(其他经费)

1)提出个人书面申请或出具单位介绍信;

2)持个人有效证、个人书面申请或单位介绍信,到学校财务处填写《财会档案查阅申请单(非科研经费)》;

3)《财会档案查阅申请单(非科研经费)》须经所在单位负责人签署意见并加盖公章、学校财务处审核并签章;

4)持个人有效身份证件、《财会档案查阅申请单(非科研经费)》,到档案馆财会档案办公室(地址:文理图书馆附楼一楼)查询。

● 各类档案收集

1)按照《四川大学档案管理办法》和各类档案实施细则的要求,做好归档工作;

2)负责各类档案收集的具体工作人员与学校各单位归档人员共同做好相关工作;

3)档案收集工作人员的办公地点为档案馆306室和307室。

● 个人参观校史展览馆、江姐纪念馆

    (1)校史展览馆   周一至周五下午230-500

    江姐纪念馆    周一至周五上午8301130,下午230500

    (2)做好登记后,校史展览馆扫二维码通过自助讲解进行参观。

● 团体参观校史展览馆、江姐纪念馆

1)请提前预约,预约电话为028-85416361。

2)提供免费讲解服务。

● 校史工作咨询

1)服务时间:周一至周五上午8:30-11:30,下午2:30-5:30(国家法定假日和学校寒暑假除外);

2)现场咨询:校史展览馆B109B112B113B114室;

3)电话咨询:028-85415365028-85418955

● 教案手稿和校史资料征集

1)联系电话:028-85416361

2)联系人:高 霏

3)地点:校史展览馆B112

● 校史资料和相关图书发售

1)联系电话:028-85415365

2)开具学校财务处提供的正式收据;

3)地点:校史展览馆B109室。