川大馆〔2013〕9号

关于印发《四川大学医疗卫生档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强医疗卫生档案管理，充分发挥医疗卫生档案的作用，学校制定了《四川大学医疗卫生档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：四川大学医疗卫生档案管理实施细则（试行）

四川大学

2013年7月15日

附件

四川大学医疗卫生档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强医疗卫生档案管理，充分发挥医疗卫生档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《卫生档案管理暂行规定》（卫办发〔2008〕24号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校医疗卫生工作和医疗卫生档案管理工作实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的医疗卫生档案，是指华西医院、华西第二医院、华西口腔医院、华西第四医院和校医院等单位（以下简称医疗卫生单位）在工作中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。

第三条 医疗卫生档案管理工作是学校医疗卫生工作的重要组成部分，是评价学校医疗卫生工作和档案工作的依据。学校对医疗卫生档案实行统一领导、单独管理的原则，确保医疗卫生档案完整、准确、系统和安全，有利于医疗卫生档案的开发利用。

第四条 学校对医疗卫生档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用医疗卫生档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 医疗卫生档案管理职责

第五条 学校各医疗卫生单位为医疗卫生档案的形成和立卷部门，并分别专门成立档案分室对医疗卫生档案实行单独管理。档案馆为各医疗卫生档案分室的业务指导单位。

第六条 档案馆负责对医疗卫生档案管理的业务指导、监督和检查。

第七条 医疗卫生档案分室由所隶属的医疗卫生单位领导，其主要职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务。

（二）遵照上级和学校有关规定，制定医疗卫生档案分室各项管理规章制度，加强对医疗卫生档案的科学管理。

（三）对医疗卫生档案形成的各部门进行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。

（四）负责医疗卫生档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

（五）负责对医疗卫生档案分室人员进行档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保医疗卫生档案安全。

（六）组织医疗卫生档案分室人员参加档案业务培训、学术和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高医疗卫生档案业务素质和管理水平。

第八条 医疗卫生档案分室专职或兼职档案员的主要工作职责是：

（一）负责医疗卫生档案的收集、积累和整理。

（二）按照《四川大学档案管理办法（试行）》和医疗卫生档案管理的相关规定对医疗卫生档案进行立卷和保管。

（三）提供医疗卫生档案的查询服务。

第三章 医疗卫生档案的形成、立卷和归档

第九条 医疗卫生档案归档范围和保管期限由医疗卫生单位制定。

第十条 医疗卫生档案的立卷要求：

（一）组卷要求。

1.医疗卫生档案分室对照医疗卫生档案归档范围，检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份（不超过50个汉字）。题名一般由责任者（不得简称本校）、内容、名称（文种）构成。

3.档案材料按医疗卫生工作的程序及重要程度依次系统排列。做到文字材料在前，图表在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复批示在前，请示报告在后。

4.各案卷的卷内文件目录、案卷目录和档案号由各医疗卫生档案分室统一制作。

（二）质量要求。

1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件必须用黑、蓝黑墨水钢笔书写，做到字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

5.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人（审核人）：由立卷单位分管领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

第十一条 医疗卫生档案归档要求：

（一）内容要求。

1.具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

2.对纸质和非纸质设备档案材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。设备文件中的非纸质载体材料，除密不可分外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

（二）归档时间。

医疗卫生档案归档时间原则上不能超过一年，具体归档时间由各医疗卫生档案分室根据单位工作实际情况确定。

（三）归档手续。

1.归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 医疗卫生档案的保管与利用

第十二条 医疗卫生档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第十三条 医疗卫生档案库房应与档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第十四条 对超过保管期限的医疗卫生档案由各医疗卫生档案分室组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家对医疗卫生档案保管期限的相关规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管医疗卫生单位的校领导和分管档案工作的校领导审批，登记造册后进行销毁。

第十五条 医疗卫生档案的查借阅由各医疗卫生档案分室制定专门的档案查借阅管理制度并严格执行。

第五章 附 则

第十六条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十七条 本实施细则自公布之日起执行。

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月16日印发