川大馆〔2013〕14号

关于印发《四川大学教职工人事档案管理

实施细则（试行）》的通知

校内各相关单位：

为了进一步加强学校教职工人事档案管理工作，提高管理规范化、制度化、科学化水平，学校制定了《四川大学教职工人事档案管理实施细则（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：1.四川大学教职工人事档案管理实施细则（试行）

2.查阅教职工人事档案审批表

3.借阅教职工人事档案审批表

4.干部人事档案材料转递单

四川大学

2013年7月16日

附件1

四川大学教职工人事档案管理实施细则

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校教职工人事档案管理工作，提高管理规范化、制度化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的教职工人事档案，是指按照国家和学校有关政策在培养、选拔、任用和聘用教职工等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。

第三条 教职工人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度严格管理，确保教职工人事档案的准确、完整和安全，有利于教职工人事档案的规范和有效利用。

第四条 教职工人事档案管理工作要有良好的保管和利用条件，有规范的档案装具、符合要求的专门档案库房和专门的管理人员。

第五条 学校对教职工人事档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用教职工人事档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章 教职工人事档案管理体制和职责

第六条 四川大学教职工人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

第七条 组织部和人事处是教职工人事档案的立卷部门，负责全校各单位教职工人事档案信息的确认、鉴别和材料形成工作。

第八条 组织部、人事处、纪委办公室（监察处）、审计处、统战部、国际合作与交流处等部门是教职工人事档案材料的重要形成部门，负责本部门管理工作中形成的全校教职工人事档案信息的确认、鉴别和材料形成。

第九条 学校各单位是教职工人事档案材料的基本形成部门，负责按组织部、人事处要求确认、鉴别和提供教职工人事档案信息。各单位应确定一名现职处级领导干部为本单位教职工人事档案工作分管领导，并确定与之相适应的专职或兼职管理人员负责本单位教职工人事档案材料的收集、整理和归档工作。在教职工人事档案材料形成后，副处级及以上干部和其他教职工分别送组织部或人事处审查、鉴别，汇总后及时交档案馆归档。

第十条 教职工本人是教职工人事档案信息形成的重要来源，必须按组织部、人事处要求提供真实、正确、完整的个人档案信息。

第十一条 档案馆是学校教职工人事档案集中管理和利用服务部门，负责对全校教职工人事档案业务工作进行组织、协调、监督、检查和业务指导，负责教职工人事档案分类集中管理和查询利用服务。学校档案馆专门设立人事档案科负责档案业务和管理工作，对学校组织部管理的干部档案和学校人事处管理的全校2001年5月以前进校的在编教职工及2001年5月以后进校的在编教职工（博士学历或正高职称）档案的集中管理。主要工作职责是：

（一）制定和完善教职工人事档案管理规章制度。

（二）负责教职工人事档案及材料的接收、鉴别、整理和保管工作。

（三）做好教职工人事档案的查阅、借阅和转递工作。

（四）做好教职工人事档案的安全、保密和保护工作。

（五）做好教职工人事档案分析统计工作。

（六）办理其他有关教职工人事档案事项。

第十二条 校长办公室是学校机要信息统一对外联系部门，负责与四川省机要部门对口联系，按照机要函件要求对教职工人事档案进行投递。

第十三条 四川大学华西医院教职工人事档案在学校档案馆业务指导下，设立档案管理分室，按国家和学校有关规定进行管理。未纳入学校档案馆集中管理的其余教职工人事档案由成都市人才市场四川大学分场保管。

第三章 教职工人事档案归档范围及要求

第十四条 教职工人事档案的归档范围主要包括：

（一）履历材料。

（二）自传材料。

（三）鉴定、考核、考察材料。

（四） 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。

（五）政治历史情况的审批材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

（七）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等）。

（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。

（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表登记表等材料。

（十）其他可供组织参考的材料。

第十五条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，同时应具有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，经组织审查盖章后归档。

第十六条 教职工人事档案材料的纸质载体统一使用16开或A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水书写和使用复写纸复写。

第十七条 教职工人事档案管理人员要认真鉴别收集的材料，对不符合归档要求的档案材料，应及时通知材料归档部门补办。

第十八条 人事处在工作人员调入学校或新聘正式教职工（获博士及以上学位）进校两个月内，将其档案收集齐全后向档案馆归档，档案馆若发现新进档案材料不齐全、不完整、不准确，应及时通知人事处索取所缺材料。

第十九条 教职工人事档案材料的形成和立卷部门，在材料形成后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交档案馆归档。

（一）组织部负责以下材料的归档：

干部任免审批表、提拔职务的相关考察材料；党组织建设中形成的材料（入党志愿书、入党申请书和转正申请、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定）、民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表，优秀党员事迹及组织审批材料、认定为不合格党员补劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料、取消预备党员资格的组织意见。

（二）人事处负责以下材料的归档：

录用和聘用审批表、聘用教职工合同书，续聘审批表、解聘辞退材料；退（离）休审批表和军队转业干部审批表；工资变动情况表、审批和解决待遇问题的批复材料、各种代表登记表等材料；国民教育、成人教育和培训工作中形成的学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料，评聘专业技术职务（职称）的相关材料；专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表；干部履历表和教师、职工登记表；教职工年度考核表、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。

（三）纪委办公室（监察处）负责以下材料的归档：

纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定（免予处分的意见）、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料、通报批评材料；法院审判工作形成的判决书；复查甄别报告、决定、上级批复材料。

（四）审计处负责以下材料的归档：

教职工经济责任审计结果报告、经济责任审计结果登记表及相关考察材料。

（五）统战部负责以下材料的归档：

教职工参加民主党派的材料、民主党派代表登记表等。

（六）国际合作与交流处负责以下材料的归档：

教职工因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料，外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

（七）各单位负责以下材料的归档：

办理教职工丧事活动中形成的讣告、遗书，非正常死亡的调查报告及有关情况材料。

第二十条 凡属于应归入教职工人事档案的材料，均应按照中组部《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）进行整理、装订。

第四章 教职工人事档案的保管及利用

第二十一条 教职工因出国、辞职、退职、自动离职、被辞退、开除公职等情况另就业的，其人事档案转至有关人事部门或所属人才流动服务中心保管。无法由有关人事部门或所属人才流动服务中心保管的，由成都市人才市场四川大学分场保管。

第二十二条 教职工在受刑事处分和劳动教养期间，其人事档案由档案馆保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关人事部门或所属人才流动服务中心保管。

第二十三条 因工作需要查借阅教职工人事档案，须遵守下列规定：

（一）除组织部、人事处、纪委办公室（监察处）、统战部、保卫处、离退休工作处等部门外，查借阅单位原则上只能查借阅本单位教职工人事档案。

1.查阅人不得查阅本人及其直系亲属的人事档案。

2.查阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，阅档过程中严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

3.未经档案管理人员批准，查阅单位或个人不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，更不得将其他材料装入档案。

4.查阅完毕后，要进行查档登记。

5.不得通过电话查询教职工人事档案。

（二）查阅教职工人事档案审批权限及管理：

1.查阅教职工人事档案应派两名中共党员干部，按照规定详细填写附件2并办理审批手续，方可到档案馆人事档案科查阅档案。

2.各单位查阅本单位教职工人事档案，由本单位分管教职工人事档案工作负责人审批。

3.查阅非本部门教职工人事档案，副处级及以上干部和其他教职工分别经组织部和人事处领导批准。

4.凡外单位查阅学校教职工人事档案，副处级及以上干部和其他教职工分别经组织部和人事处领导批准。

（三）借阅教职工人事档案审批权限及管理：

1.教职工人事档案原则上不外借。如遇特殊情况，确需借出使用时，应派两名中共党员干部，按照规定填写附件3并办理审批手续，方可到档案馆人事档案科借阅档案。

2.无论是否是本单位教职工，均需经组织部和人事处审批。副处级及以上干部和其他教职工分别经组织部和人事处领导批准。

3.借出的档案必须指定专人保管，不得转借他人，更不得把档案给无关人员或教职工本人翻阅。借阅时间最长不得超过七天，若需延长使用时间，应及时办理续借手续。

第二十四条 教职工本人可查询本人履历类人事档案信息。查询时须持本人有效身份证件，由档案馆人事档案管理人员查询。

第五章 教职工人事档案的转递

第二十五条 档案馆按组织部、人事处有关教职工人事档案转出和转入通知或组织部、人事处签署意见的调档函办理教职工人事档案转递事宜，校长办公室协助完成教职工人事档案的转递工作。

（一）转递档案必须详细填写附件4，并与档案一道密封。转出的教职工人事档案必须完整齐全。档案馆应按《干部档案工作条例》的要求，整理装订成册，一次性转出。

（二）转递档案必须通过机要转递或由组织部、人事处或教职工所在单位指派党员干部专人送取，一律不准邮寄或交教职工本人自带。

（三）档案转出后，档案馆必须在档案花名册上注明何年何月转往何处，以备查考。

（四）档案馆对接收的教职工人事档案进行认真检查核对，确认无误后，在回执上签名盖章并寄回。若发现缺少材料，应在回执上写明，并告知组织部、人事处向对方单位及时催收。

第六章 附 则

第二十六条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第二十七条 本实施细则自公布之日起执行。

四川大学校长办公室 主动公开 2013年7月18日印发

川大馆〔2013〕1４号附件2

查阅教职工人事档案审批表

编号：

内容 项目	姓名	单位与职务	政治面貌
被查阅人
查阅人
查阅理由
所在单位 签署意见	负责人签字： 查阅单位（盖章） 年 月 日
学校人事处／组织部 审批意见	负责人签字： 审批单位（盖章） 年 月 日
备 注

川大馆〔2013〕1４号附件３

借阅教职工人事档案审批表

编号：

内容 项目	姓名	单位与职务	政治面貌
被借阅人
借阅人
借阅理由及归还时间
所在单位 签署意见	负责人签字： 借阅单位（盖章） 年 月 日
学校人事处／组织部 审批意见	负责人签字： 审批单位（盖章） 年 月 日
备 注

川大馆〔2013〕1４号附件４

干部人事档案材料转递单

： 兹将 等 名同志的档案材料转去，请将档案目录清点查收，并将回执及时退回。 发件人签名： 发件机关盖章： 年 月 日
姓名	单位及职务	转递原因	正本（卷）	副本（卷）	档案材料

…………………………………………………………………………

回 执	： 你处 年 月 日转来 字第 号 等 名同志的档案正本 卷，副本 卷，材料共 份，已全部收到，现将回执退回。 收件人签名： 收件机关盖章： 年 月 日